Citarea și comunicarea actelor de procedură

Instanţa poate hotărî asupra unei cereri numai dacă părţile au fost citate ori s-au prezentat, personal sau prin reprezentant, în afară de cazurile în care prin lege se dispune altfel.

Instanţa va amâna judecarea şi va dispune să se facă citarea ori de câte ori constată că partea care lipseşte nu a fost citată cu respectarea cerinţelor prevăzute de lege, sub sancţiunea nulităţii.

Comunicarea citaţiilor şi a tuturor actelor de procedură se va face, din oficiu, prin agenţii procedurali ai instanţei sau prin orice alt salariat al acesteia, precum şi prin agenţi ori salariaţi ai altor instanţe în ale căror circumscripţii se află cel căruia i se comunică actul.

Comunicarea se face în plic închis, la care se alătură dovada de înmânare/procesul-verbal şi înştiinţarea conform procedurii de comunicare. Plicul va purta menţiunea PENTRU JUSTIŢIE. A SE ÎNMÂNA CU PRIORITATE.

Instanţa solicitată, când i se cere să îndeplinească procedura de comunicare pentru altă instanţă, este obligată să ia de îndată măsurile necesare, potrivit legii, şi să trimită instanţei solicitante dovezile de îndeplinire a procedurii.

În cazul în care comunicarea prin agenți procedurali ori salariați nu este posibilă, aceasta se va face prin poştă, cu scrisoare recomandată, cu conţinut declarat şi confirmare de primire, în plic închis, la care se ataşează dovada de primire/procesul-verbal şi înştiinţarea.

La cererea părţii interesate şi pe cheltuiala sa, comunicarea actelor de procedură se va putea face în mod nemijlocit prin executori judecătoreşti, care vor fi ţinuţi să îndeplinească formalităţile procedurale sau prin servicii de curierat rapid, în acest din urmă caz dispoziţiile privind scrisoarea recomandată, cu conţinut declarat şi confirmare de primire, în plic închis,  fiind aplicabile în mod corespunzător.

Comunicarea citaţiilor şi a altor acte de procedură se poate face de grefa instanţei şi prin telefax, poştă electronică sau prin alte mijloace ce asigură transmiterea textului actului şi confirmarea primirii acestuia, dacă partea a indicat instanţei datele corespunzătoare în acest scop. În vederea confirmării, instanţa, odată cu actul de procedură, va comunica un formular care va conţine: denumirea instanţei, data comunicării, numele grefierului care asigură comunicarea şi indicarea actelor comunicate; formularul va fi completat de către destinatar cu data primirii, numele în clar şi semnătura persoanei însărcinate cu primirea corespondenţei şi va fi expediat instanţei prin telefax, poştă electronică sau prin alte mijloace.

Instanţa va verifica efectuarea procedurilor de citare şi comunicare dispuse pentru fiecare termen şi, când este cazul, va lua măsuri de refacere a acestor proceduri, precum şi pentru folosirea altor mijloace ce pot asigura înştiinţarea părţilor pentru înfăţişarea la termen.

În scopul obţinerii datelor şi informaţiilor necesare realizării procedurii de comunicare a citaţiilor, a altor acte de procedură, precum şi îndeplinirii oricărei atribuţii proprii activităţii de judecată, instanţele au drept de acces direct la bazele de date electronice sau la alte sisteme de informare deţinute de autorităţi şi instituţii publice. Acestea au obligaţia de a lua măsurile necesare în vederea asigurării accesului direct al instanţelor la bazele de date electronice şi sistemele de informare deţinute.

Vor fi citaţi:

1. statul, prin Ministerul Finanţelor Publice sau alte organe anume desemnate în acest scop de lege, la sediul acestora;
2. unităţile administrativ-teritoriale şi celelalte persoane juridice de drept public, prin cei însărcinaţi să le reprezinte în justiţie, la sediul acestora;
3. persoanele juridice de drept privat, prin reprezentanţii lor, la sediul principal sau, atunci când este cazul, la sediul dezmembrământului lor;
4. asociaţiile, societăţile şi alte entităţi fără personalitate juridică constituite potrivit legii, prin reprezentantul desemnat, la sediul sau domiciliul acestuia;
5. cei supuşi procedurii insolvenţei, precum şi creditorii acestora, la domiciliul sau, după caz, la sediul acestora; după deschiderea procedurii, citarea va fi efectuată potrivit legii speciale;
6. persoanele fizice, la domiciliul lor; în cazul în care nu locuiesc la domiciliu, citarea se va face la reşedinţa cunoscută ori la locul ales de ele; în lipsa acestora, citarea poate fi făcută la locul cunoscut unde îşi desfăşoară permanent activitatea curentă;
7. incapabilii sau cei cu capacitate de exerciţiu restrânsă, prin reprezentanţii sau ocrotitorii lor legali, la domiciliul ori sediul acestora, după caz; în caz de numire a unui curator special, citarea se va face prin acest curator, la sediul său profesional;
8. bolnavii internaţi în unităţi sanitare, la administraţia acestora;
9. militarii încazarmaţi, la unitatea din care fac parte, prin comandamentul acesteia;
10. cei care fac parte din echipajul unei nave maritime sau fluviale, alta decât militară, dacă nu au domiciliul cunoscut, la căpitănia portului unde este înregistrată nava;
11. deţinuţii, la administraţia locului de deţinere;
12. personalul misiunilor diplomatice, al oficiilor consulare şi cetăţenii români trimişi să lucreze în cadrul personalului organizaţiilor internaţionale, precum şi membrii de familie care locuiesc cu ei, cât timp se află în străinătate, prin Ministerul Afacerilor Externe; alţi cetăţeni români, aflaţi în străinătate în interes de serviciu, inclusiv membrii familiilor care îi însoţesc, prin organele centrale care i-au trimis sau în subordinea cărora se află unitatea care i-a trimis în străinătate;
13. persoanele care se află în străinătate, altele decât cele prevăzute la pct. 12, dacă au domiciliul sau reşedinţa cunoscută, printr-o citaţie scrisă trimisă cu scrisoare recomandată cu conţinut declarat şi confirmare de primire, recipisa de predare a scrisorii la poşta română, în cuprinsul căreia vor fi menţionate actele ce se expediază, ţinând loc de dovadă a îndeplinirii procedurii, dacă prin tratate sau convenţii internaţionale la care este parte România ori prin acte normative speciale nu se prevede altfel. Dacă domiciliul sau reşedinţa celor aflaţi în străinătate nu este cunoscut/cunoscută, citarea se face prin publicitate. În toate cazurile, dacă cei aflaţi în străinătate au mandatar cunoscut în ţară, va fi citat numai acesta din urmă;
14. cei cu domiciliul sau reşedinţa necunoscută, prin publicitate;
15. moştenitorii, până la intervenirea lor în proces, printr-un curator special numit de instanţă, la domiciliul acestuia.

În cazurile prevăzute la pct. 1 şi 2, statul, prin Ministerul Finanţelor Publice, unităţile administrativ-teritoriale, precum şi celelalte persoane juridice de drept public îşi pot alege un sediu procesual la care vor fi comunicate toate actele de procedură.

Persoanele care se află în străinătate, citate potrivit pct. 12 şi 13, pentru primul termen de judecată, vor fi înştiinţate prin citaţie că au obligaţia de a-şi alege un domiciliu în România unde urmează să li se facă toate comunicările privind procesul. În cazul în care acestea nu se conformează, comunicările li se vor face prin scrisoare recomandată, recipisa de predare la poşta română a scrisorii, în cuprinsul căreia vor fi menţionate actele ce se expediază, ţinând loc de dovadă de îndeplinire a procedurii.

 Citaţia va cuprinde:

1. a) denumirea instanţei, sediul ei şi, când este cazul, alt loc decât sediul instanţei unde urmează să se desfăşoare judecarea procesului, sub sancțiunea nulității;
2. b) data emiterii citaţiei;
3. c) numărul dosarului, sub sancțiunea nulității;
4. d) anul, luna, ziua şi ora înfăţişării, sub sancțiunea nulității;
5. e) numele şi prenumele sau denumirea, după caz, ale/a celui citat, precum şi locul unde se citează, sub sancțiunea nulității;
6. f) calitatea celui citat;
7. g) numele şi prenumele sau denumirea, după caz, ale/a părţii potrivnice şi obiectul cererii;
8. h) indicarea, dacă este cazul, a taxei judiciare de timbru şi a timbrului judiciar datorate de cel citat;
9. i) menţiunea că, prin înmânarea citaţiei, sub semnătură de primire, personal ori prin reprezentant legal sau convenţional ori prin funcţionarul sau persoana însărcinată cu primirea corespondenţei pentru un termen de judecată, cel citat este considerat că are în cunoştinţă şi termenele de judecată ulterioare aceluia pentru care citaţia i-a fost înmânată;
10. j) alte menţiuni prevăzute de lege sau stabilite de instanţă;
11. k) ştampila instanţei şi semnătura grefierului, sub sancțiunea nulității.

În citaţie se menţionează, când este cazul, orice date necesare pentru stabilirea adresei celui citat, precum şi dacă citarea se face cu chemarea la interogatoriu sau dacă cel citat este obligat să prezinte anumite înscrisuri ori dacă i se comunică odată cu citaţia alte acte de procedură. În cazurile în care întâmpinarea nu este obligatorie, în citaţie se va menţiona obligaţia pârâtului de a-şi pregăti apărarea pentru primul termen de judecată, propunând probele de care înţelege să se folosească, sub sancţiunea prevăzută de lege, care va fi indicată expres.

În caz de alegere de domiciliu sau, după caz, de sediu, dacă partea a arătat şi persoana însărcinată cu primirea actelor de procedură, comunicarea acestora se va face la acea persoană, iar în lipsa unei asemenea menţiuni, comunicarea se va face, după caz, potrivit regulilor de mai sus.

Partea poate alege ca toate actele de procedură să îi fie comunicate la căsuţa poştală.

Citaţia şi celelalte acte de procedură, sub sancţiunea nulităţii, vor fi înmânate părţii cu cel puţin 5 zile înaintea termenului de judecată. În cazuri urgente sau atunci când legea prevede în mod expres, judecătorul poate dispune scurtarea termenului de înmânare a citaţiei ori actului de procedură, despre aceasta făcându-se menţiune în citaţie sau în actul de procedură.

 Dacă partea prezentă în instanţă, personal sau prin reprezentant, nu a primit citaţia sau a primit-o într-un termen mai scurt decât cel prevăzut ori există o altă cauză de nulitate privind citaţia sau procedura de înmânare a acesteia, procesul se amână, la cererea părţii interesate.

Orice neregularitate cu privire la citare nu va mai fi luată în considerare în cazul în care, nu s-a cerut amânarea procesului, precum şi în cazul în care partea lipsă la termenul la care s-a produs neregularitatea nu a invocat-o la termenul următor producerii ei, dacă la acest termen ea a fost prezentă sau legal citată.

În lipsa părţii nelegal citate, neregularitatea privind procedura de citare a acesteia poate fi invocată şi de celelalte părţi ori din oficiu, însă numai la termenul la care ea s-a produs.

Înmânarea citaţiei şi a tuturor actelor de procedură se face personal celui citat, la locul citării.

Înmânarea se poate face oriunde se află cel citat.

Pentru cei care locuiesc în hotel sau cămin, citaţia se predă, în lipsa lor, administratorului hotelului ori aşezământului, iar, în lipsa acestuia, portarului ori celui care în mod obişnuit îl înlocuieşte.

Pentru cei care se găsesc sub arme, citaţia se înmânează la unitatea din care fac parte.

Celor care alcătuiesc echipajul unei nave maritime sau fluviale, în lipsa unui domiciliu cunoscut, înmânarea se face la căpitănia portului unde se găseşte înregistrată nava.

Pentru deţinuţi, înmânarea se face la administraţia închisorii.

Pentru bolnavii aflaţi în spitale, sanatorii sau alte asemenea aşezăminte de asistenţă medicală ori socială, înmânarea se face la administraţia acestora.

 Înmânarea citaţiilor şi a tuturor actelor de procedură în cazurile prevăzute la pct. 1-5 şi pct. 12 sau atunci când actul urmează să fie înmânat unui avocat, notar public ori executor judecătoresc se poate face funcţionarului sau persoanei însărcinate cu primirea corespondenţei, care va semna dovada. În lipsa acestora, înmânarea citaţiei sau a actelor de procedură se va face administratorului clădirii, iar, în lipsă, paznicului sau agentului de pază, care va semna procesul-verbal întocmit în acest scop de către agent, după ce acesta din urmă a certificat în prealabil identitatea şi calitatea sa.

Unitatea unde se află cel citat îi va înmâna de îndată acestuia citaţia ori, după caz, actul de procedură comunicat sub luare de dovadă, certificându-i semnătura sau arătând motivul pentru care nu s-a putut obţine semnătura lui. Dovada se va preda agentului ori va fi trimisă direct instanţei, dacă înmânarea citaţiei nu s-a putut face de îndată.

Comunicarea citaţiei se va face persoanei în drept să o primească, care va semna dovada de înmânare certificată de agentul însărcinat cu înmânarea.

Dacă destinatarul primeşte citaţia, dar refuză să semneze dovada de înmânare ori, din motive întemeiate, nu o poate semna, agentul va întocmi un proces-verbal în care va arăta aceste împrejurări.

Dacă destinatarul refuză să primească citaţia, agentul o va depune în cutia poştală. În lipsa cutiei poştale, va afişa pe uşa locuinţei destinatarului o înştiinţare care trebuie să cuprindă:

1. a) anul, luna, ziua şi ora când depunerea sau, după caz, afişarea a fost făcută;
2. b) numele şi prenumele celui care a făcut depunerea sau, după caz, afişarea şi funcţia acestuia;
3. c) numele, prenumele şi domiciliul sau, după caz, reşedinţa, respectiv sediul celui înştiinţat;
4. d) numărul dosarului în legătură cu care se face înştiinţarea şi denumirea instanţei pe rolul căreia se află dosarul, cu indicarea sediului acesteia;
5. e) arătarea actelor de procedură despre a căror comunicare este vorba;
6. f) menţiunea că după o zi, dar nu mai târziu de 7 zile de la afişarea înştiinţării ori, când există urgenţă, nu mai târziu de 3 zile, destinatarul este în drept să se prezinte la sediul instanţei de judecată pentru a i se comunica citaţia. Când domiciliul sau reşedinţa ori, după caz, sediul acestuia nu se află în localitatea unde instanţa de judecată îşi are sediul, înştiinţarea va cuprinde menţiunea că pentru a i se comunica citaţia destinatarul este în drept să se prezinte la sediul primăriei în a cărei rază teritorială locuieşte sau îşi are sediul;
7. g) menţiunea că, în cazul în care, fără motive temeinice, destinatarul nu se prezintă pentru comunicarea citaţiei în interiorul termenului de 7 zile sau, după caz, al termenului de 3 zile prevăzut la lit. f), citaţia se consideră comunicată la împlinirea acestui termen;
8. h) semnătura celui care a depus sau a afişat înştiinţarea.

Menţiunile de la lit. c)-g) se completează de către grefa instanţei. Termenele prevăzute la lit. f) şi g) se calculează zi cu zi.

Despre împrejurările arătate, agentul va întocmi un proces-verbal, care va cuprinde menţiunile arătate specificate, acesta făcând dovada până la înscrierea în fals cu privire la faptele constatate personal de cel care l-a încheiat.

Dacă destinatarul nu este găsit la domiciliu ori reşedinţă sau, după caz, sediu, agentul îi va înmâna citaţia unei persoane majore din familie sau, în lipsă, oricărei alte persoane majore care locuieşte cu destinatarul ori care, în mod obişnuit, îi primeşte corespondenţa.

Când destinatarul locuieşte într-un hotel sau într-o clădire compusă din mai multe apartamente şi nu este găsit la această locuinţă a sa, agentul îi va comunica citaţia administratorului, portarului sau celui care, în mod obişnuit, îl înlocuieşte. În aceste cazuri, persoana care primeşte citaţia va semna dovada de primire, agentul certificându-i identitatea şi semnătura şi încheind un proces-verbal cu privire la aceste împrejurări.

În cazul în care lipsesc persoanele majore ori administratorul clădirii, precum şi atunci când acestea, deşi prezente, refuză să primească actul, sunt aplicabile dispoziţiile de mai sus.

În cazurile acestea, agentul are obligaţia ca, în termen de cel mult 24 de ore de la depunerea sau afişarea înştiinţării, să depună citaţia, precum şi procesul-verbal la sediul instanţei de judecată care a emis citaţia ori, după caz, la cel al primăriei în raza căreia destinatarul locuieşte sau îşi are sediul, urmând ca acestea să comunice citaţia.

Când părţii sau reprezentantului ei i s-a înmânat citaţia de către funcţionarul anume desemnat în cadrul primăriei, acesta are obligaţia ca, în termen de cel mult 24 ore de la înmânare, să înainteze instanţei de judecată dovada de înmânare precum şi procesul-verbal.

Când termenul de 7, respectiv 3 zile, s-a împlinit fără ca partea sau un reprezentant al ei să se prezinte la primărie pentru a i se înmâna citaţia, funcţionarul anume însărcinat din cadrul primăriei va înainta instanţei de judecată, de îndată, citaţia ce trebuia comunicată, precum şi procesul-verbal.

Dispoziţiile se aplică şi la comunicarea sau notificarea oricărui alt act de procedură.

Dovada de înmânare a citaţiei sau a altui act de procedură ori, după caz, procesul-verbal va cuprinde:

1. a) anul, luna, ziua şi ora când dovada a fost luată sau procesul-verbal a fost întocmit, sub sancțiunea nulității;
2. b) numele, prenumele şi funcţia agentului, precum şi, dacă este cazul, ale funcţionarului de la primărie;
3. c) numele şi prenumele sau denumirea, după caz, şi domiciliul ori sediul destinatarului, cu arătarea numărului etajului, apartamentului sau camerei, dacă cel citat locuieşte într-o clădire cu mai multe etaje ori apartamente sau în hotel, precum şi dacă actul de procedură a fost înmânat la locuinţa sa, depus în cutia poştală ori afişat pe uşa locuinţei. Dacă actul de procedură a fost înmânat în alt loc, se va face menţiune despre aceasta, sub sancțiunea nulității;
4. d) numele, prenumele şi calitatea celui căruia i s-a făcut înmânarea, în cazul în care actul de procedură a fost înmânat altei persoane decât destinatarului, sub sancțiunea nulității;
5. e) denumirea instanţei de la care emană citaţia ori alt act de procedură şi numărul dosarului, sub sancțiunea nulității;
6. f) semnătura celui care a primit citaţia sau alt act de procedură, precum şi semnătura agentului sau, după caz, funcţionarului de la primărie care o certifică, iar în cazul în care se întocmeşte proces-verbal, semnătura agentului, respectiv a funcţionarului primăriei, sub sancțiunea nulității.

Procesul-verbal va cuprinde, de asemenea, şi arătarea motivelor pentru care a fost întocmit.

Menţiunile din procesul-verbal privitoare la faptele constatate personal de cel care l-a întocmit nu pot fi combătute decât prin procedura înscrierii în fals.

Procedura se socoteşte îndeplinită:

1. la data semnării dovezii de înmânare ori, după caz, a încheierii procesului-verbal, indiferent dacă partea a primit sau nu citaţia ori alt act de procedură personal;
2. în cazul citării ori comunicării altui act de procedură efectuate prin poştă sau curierat rapid, procedura se socoteşte îndeplinită la data semnării de către parte a confirmării de primire ori a consemnării, de către funcţionarul poştal sau de către curier a refuzului acesteia de a primi corespondenţa;
3. în cazul citării sau comunicării altui act de procedură, procedura se socoteşte îndeplinită la data arătată pe copia imprimată a confirmării expedierii, certificată de grefierul care a făcut transmisiunea.

Când comunicarea actelor de procedură nu se poate face deoarece imobilul a fost demolat, a devenit nelocuibil sau de neîntrebuinţat ori destinatarul actului nu mai locuieşte în imobilul respectiv sau atunci când comunicarea nu poate fi făcută din alte motive asemănătoare, agentul va raporta cazul grefei instanţei spre a înştiinţa din timp partea care a cerut comunicarea despre această împrejurare şi a-i pune în vedere să facă demersuri pentru a obţine noua adresă unde urmează a se face comunicarea.

Când reclamantul învederează, motivat, că, deşi a făcut tot ce i-a stat în putinţă, nu a reuşit să afle domiciliul pârâtului sau un alt loc unde ar putea fi citat potrivit legii, instanţa va putea încuviinţa citarea acestuia prin publicitate.

Citarea prin publicitate se face afişându-se citaţia la uşa instanţei, pe portalul instanţei de judecată competente şi la ultimul domiciliu cunoscut al celui citat. În cazurile în care apreciază că este necesar, instanţa va dispune şi publicarea citaţiei în Monitorul Oficial al României sau într-un ziar central de largă răspândire.

Odată cu încuviinţarea citării prin publicitate, instanţa va numi un curator dintre avocaţii baroului, care va fi citat la dezbateri pentru reprezentarea intereselor pârâtului.

Procedura se socoteşte îndeplinită în a 15-a zi de la publicarea citaţiei.

Dacă cel citat se înfăţişează şi dovedeşte că a fost citat prin publicitate cu rea-credinţă, toate actele de procedură ce au urmat încuviinţării acestei citări vor fi anulate, iar reclamantul care a cerut citarea prin publicitate va fi sancţionat cu amendă judiciară între 100 și 1000 de lei.

Când legea sau instanţa dispune ca citarea părţilor sau comunicarea anumitor acte de procedură să se facă prin afişare, această afişare se va face la instanţă de către grefier, iar în afara instanţei, de agenţii însărcinaţi cu comunicarea actelor de procedură, încheindu-se un proces-verbal ce se va depune la dosar.

După sesizarea instanţei, dacă părţile au avocat sau consilier juridic, cererile, întâmpinările ori alte acte se pot comunica direct între aceştia. În acest caz, cel care primeşte cererea va atesta primirea pe însuşi exemplarul care urmează a fi depus la instanţă sau, după caz, prin orice alte mijloace care asigură îndeplinirea acestei proceduri.

Partea prezentă în instanţă personal, prin avocat sau prin alt reprezentant este obligată să primească actele de procedură şi orice înscris folosit în proces care i se comunică în şedinţă. Dacă se refuză primirea, actele şi înscrisurile se consideră comunicate prin depunerea lor la dosar, de unde, la cerere, partea le poate primi sub semnătură.

Partea are dreptul să ridice şi între termene, sub semnătură, actele de procedură şi înscrisurile.

Când comunicarea actelor de procedură se face prin agenţi procedurali, ei nu vor putea instrumenta decât în zilele lucrătoare între orele 7,00-20,00, iar în cazuri urgente, şi în zilele nelucrătoare sau de sărbători legale, dar numai cu încuviinţarea preşedintelui instanţei.

Dacă în cursul procesului una dintre părţi şi-a schimbat locul unde a fost citată, ea este obligată să încunoştinţeze instanţa, indicând locul unde va fi citată la termenele următoare, precum şi partea adversă prin scrisoare recomandată, a cărei recipisă de predare se va depune la dosar odată cu cererea prin care se înştiinţează instanţa despre schimbarea locului citării. În cazul în care partea nu face această încunoştinţare, procedura de citare pentru aceeaşi instanţă este valabil îndeplinită la vechiul loc de citare.

Citarea martorilor, experţilor, traducătorilor, interpreţilor ori a altor participanţi în proces, precum şi, când este cazul, comunicarea actelor de procedură adresate acestora sunt supuse dispoziţiilor de mai sus, care se aplică în mod corespunzător.