Codul de procedură fiscală - Diligență fiscală în ceea ce privește conturile de persoană fizică preexistente

A. Introducere. Următoarele proceduri se aplică în scopul identificării Conturilor care fac obiectul raportării dintre Conturile de Persoană Fizică Preexistente.

B. Conturi cu Valoare Mai Mică. În cazul Conturilor cu Valoare Mai Mică se aplică procedurile prezentate în continuare.

1. Adresa de rezidență. În cazul în care Instituția Financiară Raportoare deține în registrele sale o adresă actuală de rezidență pentru Titularul de cont persoană fizică, bazată pe Documente Justificative, Instituția Financiară Raportoare poate considera Titularul de cont persoană fizică ca având rezidența fiscală în România sau într-o altă jurisdicție în care este situată adresa, pentru a stabili dacă respectivul Titular de cont persoană fizică este o Persoană care face obiectul raportării.

2. Căutarea în registrul electronic. În cazul în care o Instituție Financiară Raportoare nu se bazează pe o adresă actuală de rezidență a Titularului de cont persoană fizică, pe baza unor Documente Justificative, astfel cum este prevăzut la pct. 1, Instituția Financiară Raportoare trebuie să examineze datele accesibile pentru căutare electronică păstrate de Instituția Financiară Raportoare cu privire la toate indiciile prezentate în continuare și să aplice pct. 3-6:

a) identificarea Titularului de cont drept rezident al unui stat membru;

b) adresa de corespondență sau de rezidență actuală, inclusiv o căsuță poștală, dintr-un stat membru;

c) unul sau mai multe numere de telefon într-un stat membru și niciun număr de telefon în România;

d) instrucțiunile permanente, altele decât cele privind un Cont de Depozit, de a transfera fonduri într-un cont administrat în România;

e) o împuternicire sau o delegare de semnătură valabilă, acordată unei persoane cu adresa într-un stat membru;

f) o adresă purtând mențiunea "post-restant" sau "în atenția" într-un stat membru, în cazul în care Instituția Financiară Raportoare nu are la dosar nicio altă adresă pentru Titularul de cont.

3. În cazul în care nu se descoperă în urma căutării electronice niciunul dintre indiciile enumerate la pct. 2, nu se impune nicio măsură suplimentară până în momentul în care intervine o modificare a circumstanțelor care să ducă fie la asocierea unuia sau mai multor indicii cu contul, fie la transformarea contului într-un Cont cu Valoare Mare.

4. În cazul în care oricare dintre indiciile enumerate la pct. 2 lit. a)-e) este descoperit în sistemul electronic de căutare, sau în cazul în care intervine o modificare a circumstanțelor care să ducă la asocierea unuia sau a mai multor indicii cu contul, Instituția Financiară Raportoare trebuie să considere Titularul de cont drept rezident fiscal în fiecare stat membru pentru care este identificat un indiciu, cu excepția cazului în care aceasta alege să aplice pct. 6 și, cu privire la respectivul cont, se aplică una dintre excepțiile prevăzute la respectivul punct.

5. În cazul în care o adresă purtând mențiunea "post-restant" sau "în atenția" este descoperită în urma căutării electronice și nicio altă adresă și niciunul dintre celelalte indicii enumerate la pct. 2 lit. a)-e) nu este identificată/identificat cu privire la Titularul de cont, Instituția Financiară Raportoare trebuie, în ordinea cea mai adecvată circumstanțelor, să efectueze căutarea în registrul pe suport hârtie prevăzută la pct. 2 al lit. C sau să încerce să obțină din partea Titularului de cont o autocertificare sau Documente Justificative pentru a stabili rezidența fiscală (rezidențele fiscale) a/ale respectivului Titular de cont. În cazul în care în urma căutării în dosar nu se constată niciun indiciu, iar încercarea de a obține autocertificarea sau Documente Justificative nu dă rezultate, Instituția Financiară Raportoare trebuie să raporteze contul autorității competente din România drept cont nedocumentat.

6. Sub rezerva găsirii unor indicii în temeiul pct. 2, o Instituție Financiară Raportoare nu este obligată să considere un Titular de cont drept rezident al unui stat membru în cazul în care:

a) informațiile referitoare la Titularul de cont conțin o adresă de corespondență sau de rezidență actuală în statul membru respectiv, unul sau mai multe numere de telefon în statul membru respectiv (și niciun număr de telefon în România) sau instrucțiuni permanente (cu privire la Conturi Financiare altele decât Conturile de Depozit) de a transfera fonduri într-un cont administrat într-un stat membru, și Instituția Financiară Raportoare obține sau a examinat anterior și păstrează o înregistrare a următoarelor informații:

(i) o declarație pe propria răspundere din partea Titularului de cont privind statul membru (statele membre) sau o altă jurisdicție (alte jurisdicții) de rezidență a(le) Titularului de cont, care nu includ(e) statul membru respectiv; și

(ii) Documente Justificative care stabilesc statutul Titularului de cont ca nefăcând obiectul raportării;

b) informațiile referitoare la Titularul de cont conțin o împuternicire sau o delegare de semnătură valabilă, acordată unei persoane cu adresa în statul membru respectiv, și Instituția Financiară Raportoare obține sau a examinat anterior și păstrează o înregistrare a următoarelor informații:

(i) o declarație pe proprie răspundere din partea Titularului de cont privind statul membru (statele membre) sau altă jurisdicție (alte jurisdicții) de rezidență a/ale respectivului Titular de cont, care nu include/includ statul membru respectiv; sau

(ii) Documente Justificative care stabilesc statutul Titularului de cont ca nefăcând obiectul raportării.

C. Proceduri de examinare aprofundată pentru Conturile cu Valoare Mare. Se aplică următoarele proceduri de examinare aprofundată în ceea ce privește Conturile cu Valoare Mare.

1. Căutarea în registrul electronic. În ceea ce privește Conturile cu Valoare Mare, Instituția Financiară Raportoare trebuie să examineze datele accesibile pentru căutare electronică păstrate de Instituția Financiară Raportoare cu privire la oricare dintre indiciile descrise la pct. 2 al lit. B.

2. Căutarea în registrul pe suport hârtie. În cazul în care baza de date accesibile pentru căutare electronică a Instituției Financiare Raportoare include domenii destinate tuturor informațiilor prevăzute la pct. 3 și toate informațiile respective, nu este necesară căutarea suplimentară în registrul pe suport hârtie. În cazul în care bazele de date electronice nu cuprind toate informațiile respective, atunci, în ceea ce privește Conturile cu Valoare Mare, Instituția Financiară Raportoare trebuie să examineze și actualul dosar principal al clientului și, în măsura în care informațiile în cauză nu sunt cuprinse în actualul dosar principal al clientului, următoarele documente asociate contului și obținute de Instituția Financiară Raportoare în cursul ultimilor 5 ani pentru oricare dintre indiciile prevăzute la pct. 2 al lit. B:

a) cele mai recente Documente Justificative colectate cu privire la contul respectiv;

b) cel mai recent contract sau cea mai recentă documentație cu privire la deschiderea contului;

c) cea mai recentă documentație obținută de Instituția Financiară Raportoare în conformitate cu Procedurile AML/KYC sau în alte scopuri de reglementare;

d) orice formulare de împuternicire sau de delegare de semnătură valabile; și

e) orice instrucțiuni permanente în vigoare (altele decât cele referitoare la un Cont de Depozit) de a transfera fonduri.

3. Excepție, în măsura în care bazele de date conțin informații suficiente. O Instituție Financiară Raportoare nu este obligată să efectueze căutarea în registrul pe suport hârtie prevăzută la pct. 2 în măsura în care informațiile disponibile pentru căutare în format electronic ale Instituției Financiare Raportoare includ:

a) statutul Titularului de cont în ceea ce privește rezidența;

b) adresa de rezidență și adresa de corespondență ale Titularului de cont, aflate în prezent la dosarul Instituției Financiare Raportoare;

c) numărul (numerele) de telefon al/ale Titularului de cont, aflat(e) în prezent la dosarul Instituției Financiare Raportoare, dacă este cazul;

d) în cazul Conturilor Financiare altele decât Conturile de Depozit, dacă există instrucțiuni permanente pentru a transfera fonduri din respectivul cont într-un alt cont (inclusiv un cont aflat la o altă sucursală a Instituției Financiare Raportoare sau la o altă Instituție Financiară);

e) dacă există în prezent o mențiune "post-restant" sau "în atenția" pentru Titularul de cont; și

f) dacă există orice împuternicire sau delegare de semnătură pentru contul respectiv.

4. Consultarea responsabilului pentru relații cu clienții în scopul obținerii de informații concrete. În afară de căutarea în registrul electronic și de căutarea în registrul pe suport hârtie prevăzute la pct. 1 și 2, Instituția Financiară Raportoare trebuie să considere drept Cont care face obiectul raportării orice Cont cu Valoare Mare încredințat unui responsabil pentru relații cu clienții (inclusiv orice Conturi Financiare agregate respectivului Cont cu Valoare Mare) în cazul în care responsabilul pentru relații cu clienții deține informații concrete conform cărora Titularul de cont este o Persoană care face obiectul raportării.

5. Efectele găsirii unor indicii:

a) Dacă, în urma examinării aprofundate a Conturilor cu Valoare Mare prevăzute la lit. C, nu este descoperit niciunul dintre indiciile enumerate la pct. 2 al lit. B, iar contul nu este identificat ca fiind deținut de o Persoană care face obiectul raportării descrisă la pct. 4, atunci nu sunt necesare acțiuni suplimentare până în momentul în care intervine o modificare a circumstanțelor care să ducă la asocierea unuia sau a mai multor indicii cu contul respectiv.

b) În cazul în care, în urma examinării aprofundate a Conturilor cu Valoare Mare, este descoperit oricare dintre indiciile enumerate la lit. B pct. 2 lit. a)-e), sau în cazul în care intervine ulterior o modificare a circumstanțelor care duce la asocierea unuia sau a mai multor indicii cu contul, Instituția Financiară Raportoare trebuie să considere contul drept Cont care face obiectul raportării în fiecare stat membru pentru care este identificat un indiciu, cu excepția cazului în care aceasta alege să aplice pct. 6 al lit. B și, cu privire la respectivul cont, se aplică una dintre excepțiile prevăzute la respectivul punct.

c) În cazul în care, în urma examinării aprofundate, este descoperită o adresă purtând mențiunea "post-restant" sau "în atenția" și pentru Titularul de cont nu este identificată nicio altă adresă și niciunul dintre celelalte indicii enumerate la lit. B pct. 2 lit. (a)-(e) Instituția Financiară Raportoare trebuie să obțină din partea Titularului de cont respectiv o autocertificare sau Documente Justificative pentru a stabili rezidența fiscală/rezidențele fiscale a/ale respectivului Titular de cont. În cazul în care o Instituție Financiară Raportoare nu poate obține autocertificarea sau Documentele Justificative respective, aceasta trebuie să raporteze contul autorității competente din propriul stat membru drept cont nedocumentat.

6. În cazul în care un Cont de Persoană Fizică Preexistent nu este un Cont cu Valoare Mare la data de 31 decembrie 2015, dar devine un Cont cu Valoare Mare începând cu ultima zi a anului calendaristic următor, Instituția Financiară Raportoare trebuie să finalizeze procedurile de examinare aprofundată cu privire la respectivul cont în anul calendaristic următor anului în care contul devine un Cont cu Valoare Mare. Dacă, pe baza acestei examinări, respectivul cont este identificat drept Cont care face obiectul raportării, Instituția Financiară Raportoare are obligația de a raporta, anual, informațiile necesare cu privire la respectivul cont pentru anul în care acesta este identificat drept Cont care face obiectul raportării și pentru anii următori, cu excepția cazului în care Titularul de cont încetează să mai fie o Persoană care face obiectul raportării.

7. Odată ce o Instituție Financiară Raportoare aplică procedurile de examinare aprofundată pentru un Cont cu Valoare Mare, Instituția Financiară Raportoare nu este obligată să aplice din nou respectivele proceduri, în afară de consultarea responsabilului pentru relații cu clienții prevăzută la pct. 4, cu privire la același Cont cu Valoare Mare în orice an ulterior, cu excepția cazului în care contul este nedocumentat, caz în care Instituția Financiară Raportoare ar trebui să aplice din nou, anual, respectivele proceduri, până în momentul în care respectivul cont încetează să mai fie nedocumentat.

8. În cazul în care intervine o modificare a circumstanțelor privind un Cont cu Valoare Mare care duce la asocierea cu contul respectiv a unuia sau a mai multor indicii prevăzute la pct. 2 al lit. B, Instituția Financiară Raportoare trebuie să considere contul drept Cont care face obiectul raportării în legătură cu fiecare stat membru pentru care este identificat un indiciu, cu excepția cazului în care aceasta alege să aplice pct. 6 al lit. B și, cu privire la respectivul cont, se aplică una dintre excepțiile prevăzute la punctul menționat.

9. O Instituție Financiară Raportoare trebuie să pună în aplicare proceduri prin care să se asigure că un responsabil pentru relații cu clienții identifică orice modificare a circumstanțelor referitoare la un cont. De exemplu, în cazul în care responsabilului pentru relații cu clienții i se comunică faptul că Titularul de cont are o nouă adresă de corespondență într-un stat membru, Instituția Financiară Raportoare are obligația de a considera noua adresă drept o modificare a circumstanțelor și, în cazul în care aceasta alege să aplice pct. 6 al lit. B, este obligată să obțină documentele adecvate din partea Titularului de cont.

D. Examinarea Conturilor de Persoană Fizică cu Valoare Mare Preexistente trebuie finalizată până la 31 decembrie 2016. Examinarea Conturilor de Persoană Fizică cu Valoare Mai Mică Preexistente trebuie finalizată până la 31 decembrie 2017.

E. Orice Cont de Persoană Fizică Preexistent, care a fost identificat drept Cont ce face obiectul raportării în temeiul prezentei secțiuni, trebuie considerat drept Cont care face obiectul raportării în toți anii următori, cu excepția cazului în care Titularul de cont încetează să mai fie o Persoană care face obiectul raportării.