Cooperarea Judiciară în materie civilă și comercială

1. Comunicarea actelor judiciare şi extrajudiciare în materie civilă şi comercială în statele membre ale Uniunii Europene.

I.1.       Sediul materiei

Comunicarea actelor judiciare şi extrajudiciare în şi din statele membre ale Uniunii Europene (numită în continuare U.E.) este reglementată conform dispoziţiilor Legii nr. 189/2003 privind asistenţa judiciară în materie civilă şi comercială (publicată în „Monitorul Oficial al României”, partea I, nr. 337 din 19 mai 2003), modificată prin Legea nr. 44/2007 (publicată în „Monitorul Oficial al României”, partea I, nr. 174 din 13 martie 2007), Ordinului ministrului justiţiei nr. 2888 din 7 octombrie 2003, pentru aprobarea Metodologiei de aplicare a prevederilor Legii nr. 189/2003 (publicat în „Monitorul Oficial al României”, partea I, nr. 717 din 14 octombrie 2003) şi, începând cu data de 13 noiembrie 2008, ale Regulamentului Consiliului Uniunii Europene nr. 1393/2007 privind notificarea sau comunicarea actelor judiciare şi extrajudiciare în materie civilă şi comercială între statele membre (numit în continuare Regulament).

Ca efect al integrării României în U.E., izvoarele dreptului comunitar au devenit şi izvoare ale dreptului naţional.

Printre izvoarele dreptului comunitar se numără şi legislaţia comunitară secundară, din care face parte şi regulamentul.

Regulamentul este o normă de aplicabilitate generală, având caracter obligatoriu în totalitatea dispoziţiilor sale şi este direct aplicabil în toate statele membre, conform art. 249 din Tratatul de Instituire a Comunităţii Europene.

Fiind direct aplicabil în dreptul naţional, regulamentul nu are nevoie să fie ratificat de legislativul statului membru, ci îşi produce efectul juridic fără niciun fel de modificări ale legislaţiei naţionale, iar persoanele fizice şi juridice pot invoca prevederile acestuia în faţa instanţelor şi a organelor administrative naţionale.

Potrivit principiului supremaţiei dreptului comunitar, judecătorul naţional este obligat, ca într-o cauză ce intră în jurisdicţia sa, să aplice dreptul comunitar în totalitatea prevederilor sale şi să protejeze drepturile pe care acesta le conferă cetăţenilor şi este obligat, pe cale de consecinţă, să nu aplice orice prevedere din dreptul naţional care ar putea veni în conflict cu dreptul comunitar, fie adoptată anterior sau ulterior intrării în vigoare a normei comunitare.

De aceea, în situaţia în care normele din Regulament, care reglementează comunicarea actelor judiciare şi extrajudiciare în materie civilă şi comercială, intră în conflict cu normele din Legea nr. 189/2003 modificată prin Legea nr. 44/2007 şi Ordinul ministrului justiţiei nr. 2888 din 7 octombrie 2003, judecătorul este obligat să dea eficienţă dispoziţiilor Regulamentului.

I.2. Obiectul reglementării

Dispoziţiile art. 1 alin. 1 din Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007, definesc asistenţa judiciară internaţională în materie civilă şi comercială, ca fiind ansamblul procedurilor de cooperare între autorităţile judiciare române şi străine, în vederea soluţionării unui litigiu, pe tot parcursul desfăşurării acestuia.

De remarcat că Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007, reprezintă cadrul juridic general, deoarece reglementează asistenţa judiciară în materie civilă şi comercială atât în ceea ce priveşte transmiterea actelor judiciare în statele membre ale U.E., cât şi în statele ce nu sunt membre ale U.E., precum şi în acele state cărora nu li se aplică dispoziţiile comunitare (deşi fac parte din U.E.) cum este cazul Danemarcei.

Conform art. 2 alin. 2 din Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007, dispoziţiile legii nu aduc atingere prevederilor convenţiilor bilaterale sau multilaterale la care România este sau va deveni parte, completând situaţiile nereglementate de acestea.

Domeniile asistenţei judiciare internaţionale în materie civilă şi comercială sunt enumerate de art. 1 alin. 3 din Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007, respectiv: comunicarea de acte judiciare şi extrajudiciare în şi din străinătate, obţinerea de probe prin comisii rogatorii internaţionale, transmiterea sau obţinerea de informaţii asupra dreptului străin, accesul la justiţie al străinului.

Domeniul de aplicare al Regulamentului se circumscrie exclusiv activităţii de comunicare sau notificare a actelor judiciare şi extrajudiciare în materie civilă şi comercială, dintr-un stat membru în alt stat membru al U.E.(art. 1 pct. 1).

Regulamentul nu se aplică atunci când adresa destinatarului nu este cunoscută.

I.3. Definiţie

Regulamentul nu defineşte noţiunea de comunicare a actelor judiciare şi extrajudiciare.

Conform dispoziţiilor art. 3 alin. 1 din Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007 comunicarea de acte judiciare şi extrajudiciare în şi din străinătate este formalitatea care are drept scop aducerea acestora la cunoştinţă destinatarilor: părţi, martori sau participanţi într-un proces civil ori comercial în statul solicitant.

Actele judiciare sunt cele care se emit pe parcursul soluţionării unui proces civil sau comercial: cereri de chemare în judecată, citaţii, hotărâri, cereri privind căi de atac şi alte asemenea comunicări ( enumerarea este exemplificativă şi nu limitativă).

Actele extrajudiciare sunt cele care nu emană de la instanţele judecătoreşti, însă pot fi folosite în cadrul unui proces civil sau comercial.

Potrivit art. 4 din Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007, autorităţile competente române vor da curs cererilor autorităţilor străine, primite prin intermediul Ministerului Justiţiei, de a comunica acte de stare civilă române, precum şi copii certificate de pe hotărârile pronunţate în materie de stare civilă, dacă aceste documente se referă la cetăţeni ai statului solicitant.

I.4. Procedura de comunicare a actelor judiciare şi extrajudiciare în statele membre U.E.

I.4.1 Agenţiile de  transmitere şi agenţiile de  primire.

Art. 2 din Regulament prevede că fiecare stat membru desemnează funcţionarii publici, autorităţile sau alte persoane, denumite în continuare „agenţii de  transmitere”, care au competenţa să transmită actele judiciare sau extrajudiciare ce urmează să fie notificate sau comunicate într-un alt stat membru. De asemenea, fiecare stat membru desemnează funcţionarii publici, autorităţile sau alte persoane, denumite în continuare „agenţii de  primire”, care au competenţa să primească actele judiciare sau extrajudiciare provenind din alt stat membru.

Potrivit dispoziţiilor art. 3 din Regulament, fiecare stat membru trebuie să desemneze o autoritate centrală însărcinată să furnizeze informaţii agenţiilor de transmitere, să identifice soluţii în cazul dificultăţilor care pot să apară cu ocazia transmiterii actelor în scopul notificării sau comunicării şi să înainteze, în cazuri excepţionale, la cererea unei agenţii de transmitere, o cerere de notificare sau comunicare către agenţia competentă de primire.

În expunerea de motive a Regulamentului se arată că eficienţa şi celeritatea acţiunilor judiciare în materie civilă presupun ca transmiterea actelor judiciare şi extrajudiciare să se efectueze în mod direct şi prin mijloace rapide între autorităţile locale desemnate de statele membre. Cu toate acestea, statele membre îşi pot arăta intenţia de a desemna doar o singură autoritate de transmitere sau de primire sau o autoritate care să îndeplinească ambele funcţii pe durata unei perioade de cinci ani. Acest mandat poate fi totuşi reînnoit din cinci în cinci ani.

Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007, a transpus dispoziţiile comunitare în dreptul român şi a fost desemnat Ministerul Justiţiei ca autoritate centrală atât pentru comunicarea actelor judiciare şi extrajudiciare în străinătate cât şi ca autoritate centrală română în înţelesul art. 3 alin. 1 din Regulament.

Pe aceeaşi linie a armonizării legislaţiei naţionale cu cea comunitară, s-a prevăzut în art. 33¹ din Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007, că instanţele române, indiferent de gradul de jurisdicţie, vor trimite în mod direct instanţelor străine sau autorităţilor primitoare din oricare stat membru U.E. solicitat (cu excepţia Danemarcei), cererea de comunicare a actelor, fără a mai fi nevoie de trimiterea acestora prin intermediul Ministerului Justiţiei, căruia îi va fi transmisă o copie a cererii de comunicare, pentru înregistrarea în evidenţă.

Notarii, executorii judecătoreşti şi alte autorităţi, în competenţa cărora intră comunicarea de acte în străinătate, efectuează transmiterea cererilor prin intermediul judecătoriilor în a căror circumscripţie îşi au sediul profesional, urmând ca judecătoriile să le trimită în mod direct instanţelor străine sau autorităţilor primitoare din oricare stat membru solicitat (cu excepţia Danemarcei), cererea fiind apoi înaintată, pentru evidenţă, către Ministerul Justiţiei (art. 33¹ lit. b din Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007).

I.4.2. Transmiterea actelor judiciare şi extrajudiciare

În art. 4 din Regulament  se prevede că actele judiciare sunt transmise direct şi în termenul cel mai scurt între agenţiile desemnate în conformitate cu articolul 2 din Regulament, pentru a răspunde astfel cerinţei de celeritate instituită de Regulament, aceasta fiind şi principalul motiv ce a condus la nevoia de reglementare prin norme comunitare a domeniului cooperării judiciare în materie civilă şi comercială.

Transmiterea actelor, cererilor, confirmărilor, confirmărilor de primire, certificatelor şi a oricăror alte documente între agenţiile de transmitere şi cele de primire se poate face prin orice mijloace corespunzătoare, cu condiţia ca actul primit să aibă un conţinut conform şi fidel cu cel al actului înaintat şi ca toate informaţiile conţinute de acesta să poată fi citite cu uşurinţă.

Prin urmare, actele judiciare şi cele extrajudiciare pot fi transmise prin poştă, fax, email, respectând condiţia ca mijloacele folosite să îndeplinească criteriile privind lizibilitatea şi fidelitatea actului primit.

Securitatea transmiterii impune ca actul ce urmează a fi comunicat să fie însoţit de un formular, ce se completează în limba locului unde se realizează notificarea sau comunicarea, sau într-o altă limbă, acceptată de către statul membru în cauză.

Informaţiile transmise în conformitate cu dispoziţiile Regulamentului ar trebui să beneficieze de un regim de protecţie corespunzător.

Această chestiune intră sub incidenţa domeniului de aplicare a Directivei 95/46/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 24 octombrie 1995, privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date precum şi al Directivei 97/66/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 15 decembrie 1997, privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private în sectorul telecomunicaţiilor.

Actul care urmează să fie transmis trebuie să fie însoţit de o cerere completată conform formularului tip din anexa I la Regulament, formular ce se găseşte pe pagina de internet a Ministerului Justiţiei, pe site-ul www.just.ro, link-ul „cooperare judiciară internaţională”.

Formularul se completează în limba oficială a statului membru căruia i se adresează această cerere sau, în cazul în care există mai multe limbi oficiale în statul membru în cauză, în limba oficială sau una din limbile oficiale ale locului unde urmează să se facă notificarea sau comunicarea ori într-o altă limbă pe care statul membru respectiv a indicat că o acceptă.

Fiecare stat membru indică limba sau limbile oficiale ale Uniunii Europene, altele decât propria limbă, în care acesta acceptă să fie completat formularul.

Pentru a obţine informaţii despre limba sau limbile oficiale ale statelor U.E., în care trebuie transmise actele judiciare şi extrajudiciare precum şi cererea de notificare sau comunicare a acestora, instanţele naţionale şi celelalte autorităţi au la îndemână, pentru consultare, manualul întocmit în conformitate cu dispoziţiile din preambulul Regulamentului, dispoziţii conform cărora măsurile necesare pentru aplicarea Regulamentului includ redactarea şi actualizarea unui manual.

Actele şi toate documentele transmise sunt scutite de legalizare, precum şi de orice altă formalitate echivalentă.

În cazul în care agenţia de transmitere doreşte să i se returneze un exemplar al actului, însoţit de certificatul prevăzut la art. 10, aceasta expediază actul de notificat sau comunicat în dublu exemplar.

Actele judiciare şi extrajudiciare transmise direct în unul dintre statele membre ale U.E. vor trebui a fi traduse, în una dintre limbile prevăzute de art. 8 din Regulament. Limba în care vor fi traduse actele de transmis este limba pe care destinatarul o înţelege sau limba oficială a statului membru de destinaţie ori, dacă există mai multe limbi oficiale în acest stat, limba oficială sau una din limbile oficiale din locul unde urmează să fie efectuată notificarea sau comunicarea.

Dacă actul ce trebuie transmis se adresează unui destinatar ce are domiciliul în străinătate, dar care înţelege limba română, actul va fi transmis în limba română, fără a mai fi necesară traducerea lui în limba indicată de statul membru U.E. pe al cărui teritoriu se află destinatarul.

Agenţia de primire (aceea din statul membru pe teritoriul căruia se face transmiterea şi care are competenţa de a înmâna destinatarului actul judiciar) informează destinatarul, folosind formularul din anexa II, că poate să refuze să primească actul de notificat sau de comunicat ori poate să returneze actul agenţiei de primire în termen de o săptămâna, dacă acesta nu este redactat sau însoţit de o traducere într-una din limbile arătate anterior.

De asemeni, agenţia de transmitere va trebui să comunice solicitantului că destinatarul poate refuza primirea actului dacă nu este redactat într-una din limbile prevăzute în art. 8 din Regulament.

Atunci când agenţia de primire este informată că destinatarul a refuzat să accepte actul transmis, aceasta informează imediat agenţia de transmitere prin intermediul certificatului menţionat în art. 10 din Regulament şi returnează cererea şi documentele a căror traducere este solicitată.

Solicitantul (partea în procesul care se defăşoară în România: reclamant/pârât, intervenient, chemat în garanţie, apelant/intimat, recurent/intimat, creditor/debitor, contestator, moştenitori, notificator/notificat, etc.) suportă toate cheltuielile pentru traducere, efectuate înainte de transmiterea actului, fără a aduce atingere unei eventuale decizii adoptate ulterior de instanţă sau de autoritatea competentă cu privire la sarcina suportării acestor cheltuieli.

I.4.3. Verificările efectuate de instanţa sau de agenţia română de transmitere.

Controlul efectuat de instanţa sau de agenţia română constă în a verifica dacă destinatarul domiciliază într-un stat membru al U.E.: Austria, Belgia, Bulgaria, Marea Britanie, Cipru, Cehia, Estonia, Finlanda, Franţa, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxembourg, Malta, Olanda, Polonia, Portugalia, Slovacia, Slovenia, Spania, Suedia, Ungaria.

Dacă destinatarul domiciliază în alt stat atunci instanţa sau agenţia de transmitere  trebuie să formuleze cererile în temeiul convenţiilor internaţionale la care România este parte sau în temeiul curtoaziei internaţionale şi să le transmită Ministerului Justiţiei.

Apoi se va stabili dacă sunt anexate toate actele enumerate în adresa de însoţire şi dacă toate actele sunt anexate în limba română şi, în dublu exemplar, în traducere autorizată cu parafa traducătorului autorizat, în limba statului solicitat, dacă se solicită expres acest lucru în temeiul art. 4 alin. 5 din Regulament.

Dacă vor trebui comunicate hotărâri ale instanţelor trebuie să existe pe  filele acestora menţiunea „pentru conformitate”.

Dacă termenul de judecată este prea scurt sau este depăşit se va comunica actul judiciar cu indicarea noului termen de judecată.

Exemple de acte anexate cererii: extrase de carte funciară, încheieri în limba română, cu semnătura şi parafa instanţei, cereri de chemare în judecată (dacă procesul se află la primul termen de judecată), cereri de apel sau recurs, citaţii (semnate şi ştampilate, în cuprinsul cărora trebuie  să fie menţionată dispoziţia art. 114 ¹ alin 4 din Codul de procedură civilă, potrivit căreia, destinatarii care domiciliază în străinătate urmează să  indice un domiciliu ales, în România, unde urmează să fie făcute toate comunicările ulterioare privind procesul).

Actele judiciare sau extrajudiciare ce vor trebui comunicate în statele membre ale U.E. nu trebuie să cuprindă menţiuni referitoare la faptul că destinatarului i se va comunica cererea de asistenţă judiciară sau formularul de dovadă a comunicării,  adrese privind solicitarea de relaţii etc., deoarece în practică, au fost restituite cererile de asistenţă de către autorităţile judiciare străine, cu justificarea că destinatarului nu i se înmânează cererea de asistenţă (aceasta constituie un act prin care autorităţile judiciare străine sunt sesizate în vederea îndeplinirii cererii). De asemenea, destinatarului  nu i se înmânează nici formularul de certificat, acesta din urmă având rolul de a atesta îndeplinirea sau neîndeplinirea procedurii de transmitere a actelor judiciare şi se înapoiază instanţei sau agenţiei de transmitere completat cu motivele îndeplinirii sau neîndeplinirii.

Exemple de adrese care nu se pot anexa cererii de notificare: adresa prin care se solicită dovada veniturilor pârâtului, deoarece pentru astfel de relaţii se formulează cerere de comisie rogatorie; adresa prin care se solicită informaţii cu privire la dreptul străin (pentru astfel de informaţii se formulează cerere de obţinere a informaţiilor asupra dreptului străin, în baza Convenţiei europene în domeniul informaţiei asupra dreptului străin, semnată la Londra la data de 7 iunie 1968).

Pentru a respecta cerinţa de fidelitate şi lizibilitate impusă de Regulament, actele ce vor fi transmise trebuie să fie redactate lizibil şi acest fapt trebuie verificat de instanţă sau de agenţiile de trnasmitere.

Având în vedere că, prin modificarea Legii nr. 189/2003, ca urmare a prevederilor art. 33¹ alin. 1 lit. b din Legea nr. 44/2007, instanţele române sunt abilitate să comunice direct actele judiciare sau extrajudiciare către agenţiile de primire ale statelor membre U.E., atât în ceea ce priveşte actele a căror comunicare a fost dispusă de instanţe, cât şi în privinţa actelor ce intră în competenţa de comunicare a notarilor, executorilor judecătoreşti şi a altor autorităţi, obligaţia de a completa cererea de comunicare sau de notificare prevăzută în art.4 din Regulament revine instanţelor.

Vom prezenta în cele ce urmează care este tehnica de completare a formularului reprezentând cererea de comunicare sau de notificare.

Instanţele care au acces la internet, pot completa on-line cererea în limba română iar, după imprimare, o vor semna, data şi ştampila.

Va trebui urmat link-ul „Serving documents (Forms 1 to 7)” (documente de transmis s.n. – A.M.F.) iar la rubrica Country (ţara) se va alege din limba engleză, din tabel, denumirea statului membru al U.E., unde domiciliază destinatarul.

Se va urma apoi link-ul „F.1. Request for serving of documents” (cererea de comunicare sau de notificare a actelor s.n. – A.M.F.) şi va fi completată cererea potrivit rubricilor din formularul ce are conţinutul din anexa la Regulament.

Instanţele care nu au acces la internet pot apela la curtea de apel sau la Ministerul Justiţiei pentru a solicita un exemplar din cererea de notificare şi o pot completa scriind de mână sau pot tehnoredacta această cerere.

Cererea va fi completată de instanţa transmiţătoare, astfel:

Rubrica „Număr de referinţă” se va completa cu numărul dosarului instanţei transmiţătoare, dosar ce va fi format şi în situaţia în care se solicită de către notari, executori judecătoreşti şi alte autorităţi, comunicarea de acte în statele membre U.E., motivat de faptul că este vorba de o cerere, ce va fi soluţionată în procedura necontencioasă.

La punctul 1 „Agenţia de transmitere” se va completa cu coordonatele instanţei transmiţătoare: denumire, sediu, telefon, fax, email (indicarea adresei de email este facultativă).

Rubricile menţionate la punctul 2 „Agenţia de primire”, se vor completa cu coordonatele autorităţii străine primitoare, care se determină cu ajutorul manualului, versiunea consolidată.

Site-ul Ministerului Justiţiei recomandă ca verificarea coordonatelor autorităţii străine primitoare să fie făcută prin accesarea site-ul atlasului judiciar electronic.

Instanţele care nu au acces la internet, pot apela la curtea de apel sau la Ministerul Justiţiei pentru a solicita aceste informaţii.

Rubricile menţionate la punctul 3 „Reclamant” se vor completa cu coordonatele şi calitatea părţii din cadrul procesului care se defăşoară în România: reclamant/pârât, intervenient, chemat în garanţie, apelant/intimat, recurent/intimat, creditor/debitor, contestator, moştenitori, notificator/notificat etc.

La punctul 4, „Destinatar” se vor completa coordonatele părţii căreia i se comunică actele în străinătate, indiferent de calitatea procesuală (reclamantului/pârât, intervenient, chemat în garanţie, apelant/intimat, recurent/intimat, creditor/debitor, contestator, moştenitori etc.).

Rubrica „5. Modul de notificare sau de comunicare” se va completa prin încercuirea punctului 5.1. „ În conformitate cu legislaţia statului membru de destinaţie”.

Pentru completare rubricii „6. Actul de notificat sau comunicat, 6.1. Natura actului” se va încercui 6.1.1. – judiciar sau 6.1.2. - extrajudiciar.

La rubrica subsecventă 6.1.1. se va încercui actul care urmează a fi notificat. Dacă se transmite un alt act, decât citaţia, hotărâre sau cererea de apel/recurs se va înscrie natura actului transmis, în limba română, la rubrica „altele”.

Completarea punctului 6.2. „Data sau termenul după care notificarea sau comunicarea nu mai este necesară” se va realiza prin indicarea termenului de judecată care trebuie să coincidă cu cel menţionat în citaţie sau, în cazul în care cererea are ca obiect comunicarea unei hotărâri judecătoreşti, se va menţiona termenul prevăzut pentru exercitarea căii de atac.

La rubrica subsecventă 6.3. „Limba actului” se va încercui la subrubrica 6.3.1. limba în care este redactat în original actul, iar la rubrica 6.3.2 şi limba în care este însoţit în traducere actul original. Pentru celelalte limbi se va scrie în spaţiul denumit „altele”.

La rubrica „ 6.4. Număr de documente anexate” se va completa cu cifra care reprezintă numărul de anexe.

La rubrica „7. O copie a actului trebuie returnată cu certificatul de notificare sau de comunicare (art. 4, paragraful 5 al regulamentului)” se va încercui 7.1. Da (dacă actul care va fi comunicat sau notificat va fi trimis în dublu exemplar) sau 7.2. Nu (dacă actul nu este comunicat sau notificat în dublu exemplar).

Rubrica „Întocmită la” se va completa cu denumirea localităţii în care îşi are sediul instanţa care completează cererea.

Rubrica „Data” se va completa cu data formulării cererii.

Rubrica „Semnătura şi/sau ştampila” se va completa cu semnătura judecătorului delegat cu procedura cu străinătatea sau a grefierului, etc. şi/sau ştampila instanţei române transmiţătoare.

Instanţele care au acces la internet pot completa on-line cererea în limba română şi, înainte de imprimare, o pot traduce automat într-una dintre limbile U.E. După imprimare, ambele exemplare se vor semna, data şi ştampila.

Instanţele care nu au acces la internet pot apela la curtea de apel sau la Ministerul Justiţiei pentru a solicita un exemplar din cererea de notificare în limba statului solicitat şi o pot completa, prin tehnoredactare, tot în limba română, deoarece completările au ca obiect nume, prenume, denumiri, sedii, adrese, numere de telefon sau fax şi încercuiri care nu necesită traduceri. Doar două cuvinte ar necesita traducerea în cazul completării în limba română a rubricii „altele” de la actul de notificat  (6.1.1.4. Altul) şi de la „limba actului” (6.3.1 şi 6.3.2).

I.4.4. Primirea actelor de către agenţia de primire (art. 6 din Regulament).

La primirea actului judiciar sau extrajudiciar agenţia de primire expediază agenţiei de transmitere o confirmare de primire, în cel mai scurt termen, dar nu mai mult de şapte zile de la primire, prin cel mai rapid mijloc de transmitere, utilizând formularul standardizat care figurează în anexa I la Regulament.

În cazul în care, pe baza informaţiilor sau actelor transmise, nu se poate da curs cererii de notificare sau comunicare, agenţia de primire contactează prin cele mai rapide mijloace agenţia de transmitere, în vederea obţinerii informaţiilor sau actelor lipsă.

Dacă cererea de notificare sau de comunicare este, în mod evident, în afara domeniului de aplicare a Regulamentului sau dacă neîndeplinirea condiţiilor de formă impuse face imposibilă notificarea sau comunicarea, cererea şi actele transmise sunt returnate, imediat după primire, agenţiei de transmitere , împreună cu adresa de restituire al cărei formular standardizat figurează în anexa I a Regulamentului.

Agenţia de primire care primeşte un act pentru notificarea sau comunicarea căruia nu are competenţă teritorială transmite acest act, precum şi cererea, agenţiei de primire care are competenţă teritorială în acelaşi stat membru, dacă cererea îndeplineşte condiţiile prevăzute la articolul 4 alineatul (3) din Regulament şi informează în mod corespunzător agenţia de transmitere, utilizând formularul standardizat care figurează în anexa I la Regulament.

Agenţia de primire care are competenţă teritorială informează, prin cele mai rapide mijloace agenţia de transmitere, cu privire la primirea actului, folosind formularul din anexa I la Regulament.

I.4.5. Comunicarea actelor judiciare şi extrajudiciare (art. 7 din Regulament)

Agenţia de primire notifică sau comunică ori dispune notificarea sau comunicarea actului, fie în conformitate cu legislaţia din statul membru de destinaţie, fie în conformitate cu modalitatea particulară cerută de agenţia de transmitere, dacă o astfel de metodă nu este incompatibilă cu legislaţia din statul membru în cauză.

Toate formalităţile necesare pentru notificarea sau comunicarea actului se realizează în cel mai scurt termen. În orice caz, dacă notificarea sau comunicarea nu poate fi efectuată în termen de o lună de la primire, agenţia de primire informează imediat agenţia de transmitere prin intermediul certificatului al cărui formular standardizat figurează în anexa I la Regulament, care este completat în conformitate cu condiţiile prevăzute la articolul 10 alineatul (2) şi continuă să ia măsurile necesare pentru notificarea sau comunicarea actului, cu excepţia unor dispoziţii contrare din partea agenţiei de transmitere, în cazul în care notificarea sau comunicarea pare să se poată efectua într-un termen rezonabil.

I.4.6. Certificarea comunicării şi copia actului comunicat (art.10 din Regulament).

Atunci când formalităţile de notificare sau comunicare a actului au fost îndeplinite, se redacteză un certificat utilizând formularul standardizat care figurează în anexa I a Regulamentului şi se expediază agenţiei de transmitere împreună cu o copie a actului notificat sau comunicat, în cazul în care autoritatea transmiţătoare a solicitat, în condiţiile prevăzute de art. 4 alin. 5 din Regulament, să i se înapoieze un exemplar al actului.

Conform art. 10 alin. 2 din Regulament, certificatul se completează în limba statului transmiţător sau într-o altă limbă pe care statul membru de origine a indicat că o acceptă.

I.4.7. Data comunicării sau a notificării (art. 9 din Regulament).

Data notificării sau comunicării unui document în temeiul articolului 7 din Regulament este data la care acesta este notificat sau comunicat în conformitate cu legislaţia din statul membru primitor.

Cu toate acestea, dacă actul trebuie notificat sau comunicat într-un termen determinat, în cadrul unei proceduri care va fi iniţiată sau este în curs de desfăşurare în statul membru transmiţător, data care se ia în considerare în ceea ce-l priveşte pe solicitant este stabilită în conformitate cu legislaţia din statul membru transmiţător.

            I.4.8. Alte mijloace de transmitere şi de notificare sau comunicare a actelor judiciare.

1. Transmiterea prin intermediul canalelor consulare sau diplomatice (art. 12 din Regulament)

Fiecare stat membru este liber, în cazuri excepţionale, să utilizeze canale consulare sau diplomatice pentru transmiterea actelor judiciare, în scopul notificării sau comunicării lor, către agenţiile dintr-un alt stat membru, desemnate în acest scop în temeiul articolului 2 sau 3 din Regulament.

Între aceste situaţii excepţionale se numără şi cazul acţionării în justiţie, de exemplu, a personalului diplomatic român, a unor autorităţi străine, etc.

1. Comunicarea de către agenţii diplomatici sau consulari (art. 13 din Regulament).

Fiecare stat membru este liber să procedeze la notificarea sau comunicarea actelor judiciare persoanelor care au reşedinţa într-un alt stat membru, fără nici o constrângere, în mod direct, prin agenţii săi diplomatici sau consulari.

 

Orice stat membru îşi poate face cunoscută opoziţia faţă de utilizarea acestei posibilităţi de notificare sau comunicare a actelor judiciare pe teritoriul său, în conformitate cu articolul 23 alineatul (1), cu excepţia cazului în care actul trebuie comunicat sau notificat unui resortisant al statului membru de origine.

1. Comunicarea actelor prin intermediul serviciilor de curierat (art. 14 din Regulament).

Fiecare stat membru este liber să comunice actele judiciare, direct prin intermediul serviciilor de curierat, persoanelor care au reşedinţa într-un alt stat membru, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau echivalentul acesteia.

Conform art. 5 alin. 2 din Regulament solicitantul suportă toate cheltuielile de traducere făcute înainte de transmiterea actului, fără a aduce atingere vreunei decizii adoptate ulterior de instanţă sau de autoritatea competentă cu privire la suportarea acestor cheltuieli.

Orice stat membru poate să precizeze, în conformitate cu articolul 23 alineatul (1) din Regulament, condiţiile în care acceptă notificarea sau comunicarea actelor judiciare prin poştă.

1. D. Cerere directă de notificare sau comunicare (art.15 din Regulament).

Regulamentul nu aduce atingere libertăţii oricărei persoane interesate într-o procedură judiciară să comunice actele judiciare direct prin intermediul funcţionarilor publici, autorităţilor sau altor persoane competente din statul membru primitor.

În conformitate cu articolul 23 alineatul (1) din Regulament, orice stat membru îşi poate face cunoscută opoziţia faţă de notificarea sau comunicarea actelor judiciare pe teritoriul său.

I.4.8 Suspendarea pronunţării hotărârii sau repunerea în termen a pârâtului pentru exercitarea căilor de atac (art. 19 din Regulament).

Atunci când o citaţie sau un act echivalent a trebuit să fie transmis într-un alt stat membru în vederea comunicării în conformitate cu dispoziţiile din Regulament, iar pârâtul nu s-a prezentat la înfăţişare, pronunţarea hotărârii se suspendă, până când se stabileşte existenţa următoarelor două situaţii:

- dacă actul a fost comunicat conform unei proceduri prevăzute de dreptul intern al statului membru de destinaţie penru comunicarea actelor, în cauzele interne, persoanelor care se află pe teritoriul său, sau

- dacă actul a fost în fapt înmânat pârâtului sau la reşedinţa acestuia,  printr-un alt mijloc prevăzut în Regulament.

De asemenea se va verifica dacă, în ambele situaţii descrise mai sus, fie comunicarea, fie notificarea a avut loc în timp util, pentru ca pârâtul să se poată apăra.

Judecătorii pot pronunţa o hotărâre, chiar dacă nu s-a primit nicio dovadă de comunicare, în cazul în care sunt îndeplinite cumulativ condiţiile următoare:

- actul a fost transmis prin unul din mijloacele prevăzute în Regulament,

- de la data transmiterii actului a trecut un termen considerat adecvat de către judecător în acel caz, dar nu mai puţin de şase luni,

- nu a putut fi obţinut niciun tip de certificat, cu toate că autorităţile sau organismele competente ale statului membru de destinaţie au  întreprins toate demersurile rezonabile în sensul obţinerii acestuia..

Când o citaţie sau un act echivalent a trebuit să fie transmis unui alt stat membru în scopul comunicării, în conformitate cu dispoziţiile Regulamentului şi când s-a pronunţat o hotărâre împotriva unui pârât care nu s-a prezentat la înfăţişare, judecătorul are atribuţia de a dispune repunea pârâtului în termenul de exercitare a căii de atac (cu excepţia hotărârilor privind statutul sau capacitatea persoanei), dacă termenul a expirat, şi dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

-  pârâtul, din motive care nu îi sunt imputabile, nu a luat cunoştinţă în timp util de actul respectiv pentru a se apăra, sau nu a luat cunoştinţă de hotărâre în timp util pentru a o ataca în justiţie,

- pârâtul a prezentat la acţiune o apărare la prima vedere întemeiată.

Cererea de repunere în termen poate fi depusă numai după un termen rezonabil de la momentul în care pârâtul a luat cunoştinţă de hotărâre.

Regulamentul nu defineşte noţiunea de termen rezonabil, lăsând la aprecierea judecătorului calculul termenului şi aprecierea lui ca rezonabil, în funcţie de fiecare situaţie particulară în care este invocat.

Totuşi orice stat membru poate face cunoscut, în conformitate cu articolul 23 alineatul (1), faptul că o astfel de cerere este inadmisibilă dacă este formulată după expirarea termenului indicat în respectiva comunicare care nu poate fi în nici un caz mai scurt de un an de la data pronunțării hotărârii.

I.4.9. Primirea actelor judiciare şi extrajudiciare de către autoritatea primitoare din România.

Art. 9 alin. 1 şi 2 din Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007, prevede că Ministerul Justiţiei este autoritatea centrală desemnată să primească cererile pentru comunicări de acte judiciare sau extrajudiciare formulate de autorităţi competente şi destinate unor persoane fizice sau juridice române. Ministerul Justiţiei va trimite cererea şi documentele-anexă judecătoriei în a cărei rază teritorială locuieşte sau îşi are sediul destinatarul.

Prin aceeaşi lege se dispune, conform art. 33¹ alin. 1 lit. c, că autoritatea română primitoare a cererii de comunicare de acte judiciare şi extrajudiciare din statele membre ale U.E. este judecătoria în a cărei circumscripţie domiciliază sau îşi are sediul destinatarul. La restituirea actelor, judecătoria informează, în copie, Ministerul Justiţiei, pentru evidenţă.

Ca urmare, actele judiciare şi extrajudiciare primite de la autorităţile din statele membre ale U.E. pentru comunicare pe teritoriul României, trebuie transmise direct judecătoriei  în a cărei rază teritorială domiciliază sau îşi are sediul destinatarul şi nu prin intermediul Ministerului Justiţiei, care este autoritatea centrală desemnată să primească numai acele cereri care sunt formulate de alte state decât cele membre ale U.E., fie în baza unor convenţii bilaterale sau multilaterale la care România este parte, fie în baza curtoaziei internaţionale.

I.5. Verificările efectuate de instanţa română primitoare

La primirea actelor din statele membre ale U.E., instanţa română primitoare va verifica dacă actul este de natură civilă sau comercială şi se solicită  comunicarea sau notificarea dintr-un stat membru al U.E.: Austria, Belgia, Bulgaria, Marea Britanie, Cipru, Cehia, Estonia, Finlanda, Franţa, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxembourg, Malta, Olanda, Polonia, Portugalia, Slovacia, Slovenia, Spania, Suedia, Ungaria.

De asemeni, se va verifica dacă actul primit este lizibil, dacă reprezintă o copie fidelă şi conformă cu originalul, dacă destinatarul domiciliază în România, dacă s-a utilizat limba română pentru a completa formularul de transmitere a actului, dacă cererea de chemare în judecată, citaţia, hotărârea judecătorească etc., sunt anexate cererii de notificare şi comunicare formulată de autoritatea străină, astfel încât să poată fi înmânate destinatarului din România, dacă modalitatea de comunicare sau de notificare este compatibilă cu legislaţia internă română (art. 7, paragraful 1 al Regulamentului), etc.

Judecătoria, după ce va primi actul ce trebuie comunicat destinatarului domiciliat în raza sa de competenţă teritorială, va trebui să procedeze conform dispoziţiilor art. 6 din Regulament şi să expedieze, pe calea cea mai rapidă şi în termen de maxim 7 zile de la primire, agenţiei de transmitere din statul membru, formularul de confirmare a primirii, ce se găseşte în anexa I la Regulament.

Potrivit art. 6 alin. 2 din Regulament, dacă cererea de comunicare nu poate fi îndeplinită pe baza informaţiilor sau actelor transmise, instanţa română primitoare contactează agenţia de transmitere prin cele mai rapide mijloace în vederea obţinerii  informaţiilor sau actelor care lipsesc.

Regulamentul nu conţine în anexă un formular – tip pentru această cerere de informaţii suplimentare.

Dacă agenţia de transmitere nu comunică aceste informaţii suplimentare la cererea instanţei române primitoare (care nu poate înmâna actul în lipsa acestor informaţii) atunci instanţa română primitoare va completa dovada de îndeplinire sau neîndeplinire la rubrica “ 15.3. Actul nu a putut fi comunicat sau notificat înaintea datei sau în termenul-limită menţionat la punctul 6.2.”

Dacă judecătoria constată că actul nu este de natură civilă sau comercială, ori comunicarea nu este cerută de către un stat membru, sau actul este dificil de citit, formularul nu e completat în limba română, ori actul primit nu este o copie fidelă şi conformă cu originalul precum şi că modalitatea de comunicare este incompatibilă cu legislaţia română, dispune restituirea cererii şi a actelor către autorităţile judiciare străine solicitante, folosind formularul – tip din anexa la Regulament, completat în limba română, încercuind numărul corespunzător subrubricii nr. 9 din stânga formularului, acolo unde este cazul.

Totodată, cererea de comunicare a actelor judiciare şi extrajudiciare din statele membre ale U.E. poate fi refuzată de către judecătorie, în temeiul dispoziţiilor art. 11 din Legea nr. 189/2003, modificată prin Legea nr. 44/2007, numai în cazul în care se apreciază că executarea acesteia ar aduce atingere suveranităţii sau siguranţei naţionale.

În caz de refuz, motivat de atingerea adusă suveranităţii sau siguranţei naţionale, judecătoria va informa autoritatea judiciară solicitantă, fără întârziere, în scris, cu prezentarea motivelor refuzului.

De remarcat că nu se va folosi formularul de restituire mai sus indicat, ci se va folosi formularul de dovadă de îndeplinire sau neîndeplinire a cererii (la care se anexează cererea de comunicare sau notificare şi actele ataşate acesteia) şi se vor încercui una din rubricile 13-15 dacă există una sau mai multe dintre situaţiile ce urmează: destinatarul refuză primirea actelor pentru că nu sunt traduse în limba română, termenul de judecată e depăşit sau adresa destinatarului e necunoscută ori destinatarul nu poate fi găsit, sau dacă înmânarea nu s-a putut efectua chiar şi după ce instanţa română a solicitat informaţii suplimentare despre cerere autorităţii transmiţătoare.

Dacă cererea şi actele anexate îndeplinesc condiţiile (de limbă) prevăzute de art. 4 alin. 3 din Regulament, iar destinatarul domiciliază în raza teritorială a altei judecătorii, se va transmite acesteia din urmă cererea însoţită de actele anexate şi se va informa agenţia de transmitere, utilizând formularul tip din anexa Regulamentului. Judecătoria primitoare a actului care are competenţa teritorială de a comunica actul judiciar sau extrajudiciar, va informa agenţia de transmitere cu privire la primirea actului, utilizând formularul prevăzut de art. 6 alin. 1 din Regulament.

I.5.1. Procedura de înmânare a actelor

Judecătoria (agenţia de primire) va înmâna în termen de maxim o lună actul judiciar sau extrajudiciar, în conformitate cu legislaţia română sau într-o formă particulară solicitată de autoritatea străină transmiţătoare, dacă o astfel de formă nu este incompatibilă cu legislaţia română (trebuie să nu contravină dispoziţiilor art. 92 – 98 şi 100 C.pr.civ.).

Atunci când comunicarea nu a putut fi efectuată în termenul de o lună de la primire, judecătoria va informa autoritatea transmiţătoare din statul membru al U.E., prin folosirea formularului dovezii de comunicare, anexat Regulamentului, încercuindu-se rubrica 13. Termenul de o lună se calculează în conformitate cu legislaţia română.

Instanţa română informează destinatarul că poate să refuze actul de comunicat dacă acesta este într-o altă limbă decât română sau limba pe care destinatarul o înţelege. Dacă destinatarul refuză primirea actelor din acest motiv se va încercui rubrica 14 din formularul tip ce se găseşte anexat la Regulament.

Dacă adresa destinatarului e necunoscută sau destinatarul nu poate fi găsit ori termenul de judecată fixat de autoritatea transmiţătoare e depăşit, se va completa rubrica 15 din formularul tip din anexa Regulamentului.

Conform art. 10 alin. 2 din Regulament, certificatul de îndeplinire a comunicării sau al notificării va fi completat în limba statului transmiţător. Dacă autoritatea transmiţătoare nu a anexat formularul de dovadă în limba indicată de statul membru transmiţător.

Instanţele care au acces la internet pot completa on-line dovada în limba română şi, înainte de imprimare, o pot traduce automat într-una dintre limbile indicate de statul membru al U.E. După imprimare, ambele exemplare se vor semna, data şi ştampila.

Instanţele care nu au acces la internet pot apela la curtea de apel sau la Ministerul Justiţiei pentru a solicita un exemplar din dovadă, în limba statului solicitant.

Dovada în limba străină se va completa ca şi cea în limba română, deoarece completările au ca obiect nume, prenume, denumiri, sedii, adrese, numere de telefon/fax şi încercuiri care nu necesită traduceri.

I.5.2. Opisul actelor care se vor comunica de către judecătorie autorităţii transmiţătoare din statul mebru al U.E.

Actele ce trebuie returnate autorităţii din statul membru transmiţător sunt:

- certificatul de îndeplinire sau neîndeplinire a comunicaării sau notificării în limba statului transmiţător,

- comunicarea care să ateste un alt mod de înmânare, care nu este menţionat în dovadă,

- toate actele care nu s-au înmânat destinatarului şi care au fost anexate cererii în vederea comunicării (în cazul neîndeplinirii) sau un exemplar din actele care s-au înmânat destinatarului şi care au fost anexate cererii (în cazul îndeplinirii), dacă se solicită expres de către autoritatea transmiţătoare să i se înapoieze un exemplar al actului comunicat, în conformitate cu dispoziţiile art. 4 alin. 5 din Regulament.

Nu se vor anexa documentele cu caracter confidenţial emise de autorităţile române.

În eventualitatea neîndeplinirii procedurii, se vor prelua numai anumite informaţii din adresele acestor instituţii în formularul de comunicare adresat instanţei străine.  Art. 22 din Regulament prevede că informaţiile, în special datele personale, transmise în aplicarea prezentului regulament nu pot fi utilizate de către autorităţile primitoare decât în scopul în care au fost trimise. Agenţiile de primire asigură confidenţialitatea acestor informaţii, în conformitate cu legislaţia lor naţională.

Judecătoria va păstra în mod obligatoriu un exemplar al formularului tip de certificat prevăzut de Regulament şi o copie după actele care s-au comunicat, un exemplar din acte va fi înmânat destinatarului iar cel de-al doilea va fi înapoiat împreună cu formularul reprezentând dovada de comunicare.

După ce destinatarul semnează de primirea actelor judiciare emanând de la autoritatea transmiţătoare (cererea de chemare în judecată,  citaţia, hotărârea judecătorească străină, etc.) răspunsul destinatarului la capetele de cerere (de exemplu, prin întâmpinare) sau cererea de apel ori de  recurs formulată de destinatar, precum şi orice alte acte pe care acesta înţelege să le comunice autorităţii transmiţătoare vor fi transmise de către destinatar direct şi nu prin intermediul judecătoriei.

Cooperarea judiciară în materie civilă este un domeniu important al dezvoltării actuale şi viitoare a U.E., dovadă stând reglementarea cuprinsă în Tratatul de Instituire a unei Constituţii pentru Europa (ce nu a intrat încă în vigoare, deoarece nu a fost ratificat decât de 4/5 dintre statele membre), unde, în art. III-269 este prevăzut că: „Uniunea dezvoltă cooperarea judiciară în materie civilă cu incidenţă transfrontalieră, întemeiată pe principiul recunoaşterii reciproce a hotărârilor judecătoreşti şi extrajudecătoreşti. Această cooperare poate include adoptarea unor măsuri de apropiere a legilor şi regulamentelor statelor membre.”

Tendinţa afirmată de Constituţia europeană este de a se stabili printr-o lege-cadru, în special dacă aceasta este necesară pentru buna funcţionare a pieţei interne a U.E., măsurile care vizează să asigure comunicarea şi notificarea transfrontalieră a actelor judiciare şi extrajudiciare.

Pentru aceste motive, cunoaşterea şi apropierea dispoziţiilor naţionale şi comunitare în domeniul cooperării judiciare în materie civilă şi comercială este de natură a contribui la îndeplinirea cerinţei desfăşurării cu celeritate a proceselor civile şi comerciale, care implică existenţa unui participant aflat pe teritoriul unui stat membru.