Păstrarea și conservarea documentelor
Bibliografie:
Legea Arhivelor Naţionale Art. 12 – Creatorii şi deşinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create şi deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege
Astfel, art. 12 prevede obligativitatea ca deţinătorii de arhive să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte situaţii decât cele prevăzute de lege. Cu alte cuvinte trebuiesc intreprinse permanent măsuri care să contribuie la eliminarea oricărui pericol de distrugerea a documentelor, acestea, în marea lor majoritate, pe lângă valoarea lor practică, au o valoare documentar ştiinţifică deosebită, prin conţinutul informaţiilor cuprinse în ele, sunt considerate documente ce fac parte din Partrimoniul Arhivistic Naţional.
Nerespectarea şi neasigurarea condiţiilor de păstrare şi protejare potivit art. 12 constituie contravenţii dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni şi ele se sancţionează cu amenzi contravenţionale.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din FAN constituie potrivit art. 27 din LAN infracţiune şi se pedepseşte conform prevederilor Codului penal.
Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăpari amenajate în acest scop.
Noile construcţii ale cratorilor şi deţinătorilor de arhive vor fi avizate numai în cazul în care au spaţii prevăzute pentru păstrarea arhivei.
În depozitele de arhivă sau încăperile amenajate în acest scop se vor asigura condiţiile necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare ca:
- praf
- lumina solară
- variaţii de temperatură şi umiditate
- surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici (rozătoare, carii),
- pericol de incendiu
- temperaturi excesive
- inundaţii sau infiltraţii de apă
Depozitele de arhivă vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii. În cazul rafturilor confecţionate din lemn sau cu cadrul de metal dar cu poliţele din lemn, partea din lemn se va trata cu substanţe ignifuge.
Dimensionarea rafturilor se va face în funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie, film, cartoane, mape, dosare, registre) ale materialului de protecţie (cutii, containere, tuburi şi suluri din carton), ale spaţiului de construcţie aferent, asigurându-se accesul la materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate. Este interzisă depunerea pe jos, între rafturi sau depunerea pe poliţe a unor materiale mai mari decât dimensiunea în lăţime a raftului, astfel încât să împiedice manipularea sau accesul la documente.
Se recomandă:
Măsuri pentru asigurarea stabilităţii sistemelor de depozitare
- temperaturi optime cuprinse între 15 - 24 grade Celsius
- umidităţi relative de 50 - 60 %
În depozitele de benzi magnetice şi mateiale fotografice
- temperaturi optime cuprinse între 14 - 18 grade Celsius
- umiditatea relativă de 40 - 50 %
În cazul semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a acestuia, cerându-se, în cazuri deosebite, sprijinul Arhivelor Naţionale.
Înlăturarea agenţilor dăunători se face prin:
- desprăfuire: desprăfuirea documentelor se face cu perii moi sau tampoane iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice
- curăţire mecanică
- dezinsecţie şi deratizare: depozitele de arhivă se deratizează ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani
Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale ce nu aparţin depozitelor de arhivă (mobilier dezafectat, pancarte, cărţi şi reviste din bibliotecă, alimente şi îmbrăcăminte, unele sau aparate de orice fel)
Reparaţiile interioare, zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a depozitului de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie, asigurându-se în permanenţă igiena încăperilor şi funcţionarea normală a instalaţiilor electrice şi sanitare.
Camerele de lucru, depozitele de arhivă, ca şi terenul învecinat construcţiei de arhivă vor fi menţinute în ordine şi curăţenie, cu păstrarea liberă a căilor de acces, a locurilor din apropierea gurilor de apă şi a instalaţiilor de stingere a incendiilor.
Depozitele de arhivă şi celelalte încăperi din vecinătatea acestora vor fi prevăzute cu stingătoare portabile, cu încărcătură de bioxid de carbon şi praf, asigurându-se toate celelalte condiţii necesare stingerii incendiilor.
Deţinătorii de arhive sunt obligaţi să păstreze în stare prefectă de funcţionare utilajul şi materialele de prevenire şi stingere a incendiilor, pe care le au în dotare şi să controleze periodic existenţa şi starea de funcţionare a acestora.
Deţinătorii de documente au obligaţia să comunice Arhivelor Naţionale intenţia de a construi sau amenaja depozite de arhivă, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze depozitele de arhivă.
Orice situaţie de calamitate în depozitele de arhivă se comunică imediat Arhivelor Naţionale (inundaţii, incendii, surpări de rafturi sau alte părţi ale structurii depozitului de arhivă provocate din diverse cauze)
În sens arhivistic sistematizarea este o etapă determinată sub aspectul grupării unităţilor arhivistice (u.a.) în cadrul fondului şi, în sensul mai larg al noţiunii, sub aspectul grupării fondurilor în depozitele de arhivă.
Sistematizarea în cadrul fondului are ca obiectiv gruparea documentelor ordonate în u. a. (dosare perfectate, fascicole, registre) sau serii, grupe (cronologice, tematice, pe registraturi, părţi structurale) în aşa fel ca prin determinarea locului u.a. şi a succesiunii lor în cadrul fondului, acestea să devină cît mai accesibile folosirii, în acelaşi timp, păstrându-şi particularitpţile din punct de vedere al activităţii instituţiei şi a evoluţiei acesteia.
Sistematizarea fondurilor (închise sau deschise) în depozite urmăreşte o grupare la nivelul fondurilor (compartimentelor de muncă) care să asigure, pe cât posibil, legăturile fireşti între fonduri şi să contribuie la folosirea cât mai uşoară şi eficace a acestora. Scopul sistematizării este de a înlesni cât mai mult posibil evidenţa în depozite a fondurilor şi în acelaşi timp, valorificarea, sub toate formele a documentelor arhivistice.
Determinantă în sistematizarea fondurilor este numărul şi capacitatea depozitelor, folosirea judicioasă a întregului spaţiu de depozitare, forma documentelor arhivistice. În alegerea felului de aşezare a fondurilor arhivistice trebuie avută în vedere metoda cea mai comodă şi uşoară pentru folosirea lor de către cei interesaţi dar se va ţine seama şi de preluările ulterioare de documente, cele impuse de legislaţia arhivistică cu privire la depunerea la arhiva generală a documentelor de către instanţe sau compartimentele de muncă.
În activitatea de sistematizare a documentelor în depozitele de arhivă când sunt mai multe fonduri arhivistice sau colecţii, fondurile şi colecţiile se aşează în depozite pe instanţe, secţii sau domeniu de activitate. Pentru fondul propriu (fond deschis) care îşi continuă activitatea va trebui lăsat spaţiu de creştere, în funcţie de cantitatea de documente ce se creează anual, ca şi de posibilităţi.
La instituţiile în care se dispune de mai multe încăperi cu destinaţia de arhivă, fiecare depozit trebuie numeroatat. Astfel, depozitele de arhivă din cadrul unei clădiri se numerotează începând cu numărul 1, iar rafturile se numerotează în limitele unui depozit, începând cu numărul 1, de la stânga la dreapta de la intrare, iar poliţele, de asemenea, se numerotează cu numărul 1 de sus în jos, de la stânga la dreapta. În cadrul fondului arhivistic propriu, documentele se aşează pe instanţe sau pe grupe de acelaşi fel, şi, în cadrul lor, cronologic (pe ani, pe luni, pe numere de dosar).
Dosarele preluate de la compartimentele de muncă a departamentului economico-financiar şi administrativ sunt depuse pentru păstrare permanentă în depozitele departamentului şi se aşează pe rafturi (pe poliţe) fie în ordinea cronologică a anilor, iar în cadrul anului pe termene de păstrare, fie pe compartimente şi, în cadrul compartimenului, pe ani şi pe termene de păstrare.
Dosarele de judecată şi registrele, preluate de la registratura instanţelor de judecată, se aşează în rafturi pe ani şi în cadrul anului în ordinea cronologică a numerelor din registrul general de dosare în cazul în care instanţele mai efectuează înregistrarea manuală – ca spre exemplu judecătoriile – sau, în ordinea datei certe preluată din Registrul general electronic al dosarelor în cazul sistemului ECRIS al numărului unic.
Dosarele create la tribunale şi judecătorii, acolo unde afluxul de documente şi folosirea acestora de către justiţiabili sau alte persoane avizate este foarte mare, prin aprobarea colegiului de conducere, se pot păstra la registratură unde se va organiza o arhivă intermediară, în care dosarele şi registrele se păstrează un termen de până la cinci ani după care se predau pe bază de inventare (ale instrumentelor de evidenţă) şi proces-verbal de predare - primire la arhiva generală.
Registrele generale de dosare, opisele alfabetice şi Registrul informativ sau Registrul general electronic de dosare reprezentând instrumentele de evidenţă pentru dosarele de judecată, inventariate anual, se vor aşeza în raft în ordinea cronologică din inventare.
Pe rafturi dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta. Preluările ulterioare care întregesc compartimentele, respectiv documentele instanţei, pe măsura creării lor şi depunerii la arhiva generală, vor fi aşezate în continuarea anilor (arhivelor de instanţă) sau compartimentelor respective (în arhiva departamentului economico-financiar).
Se recomandă depunerea documentelor permanente separat de cele cu termenul de păstare limitat în locurile cele mai corespunzătoare de păstrare din cadrul depozitului pentru asigurarea celei mai bune conservări şi a evitării oricărui pericol de distrugere. Documentele permanente de la instanţe se pot aşeza pe raft, cronologic, îndeosebi după efectuarea selecţionării documentelor pe baza registrului general de dosare (sau la departamentul economico-financiar pe compartimente, sau pe compartimente şi în cadrul acestuia, pe ani).
Pentru regăsirea operativă a documentelor din depozite se întocmeşte pentru fiecare depozit în parte ghidul topografic cu următoarea rubricatură:
În afara Ghidului de depozit se recomandă întocmirea “Ghidului de raft” consemnâmdu-se: Denumirea compartimentului; Nr. de raft; Nr. de poliţe iar pentru acestea se va trece anii extremi;
Scoaterea dosarelor de judecată din depozite se face de către grefierul-arhivar, responsabil cu munca de arhivă, de grefierul-arhivar responsabil al depozitului de arhivă respectiv sau de alte persoane desemnate cu manipularea dosarelor. Scoaterea dosarelor se face pentru cercetarea lor în cadrul procesului de judecată, sau pentru consultarea lor de către persoanele autorizate prin Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, pe baza fişei de control (vezi Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatori). Se vor trece pe fişa de control: Compartimentul; Nr. de inventar, Anul, Numele şi prenumele solicitantului şi Data. Fişa de control se introduce în locul unităţii, în prezenţa persoanei care solicită dosarul.
Evidenţa scoaterii dosarelor de judecată din depozitul de arhivă constituită pe baza datelor cuprinse în sistemul ECRIS este asigurată de facilităţiile prevăzute de sistem : generare de citaţii, generare de liste de şedinţă şi editare de încheieri de şedinţă sau generarea de situaţii statistice standard, extragerea din baza de date a diverselor informaţii statistice despre dosarele, sau documentele ce au legătură cu cauzele aflate pe rol sau chiar lista dosarelor scoase din depozitul de arhivă.
În cazul depozitului de arhivă al Deparatmentului economico-financiar şi administrativ toate unităţile arhivistice scoase din depozit vor fi trecute în Registrul de depozit, model anexa nr. 8 la Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatori. Registrul se completează de către arhivarul sau responsabilul cu munca de arhivă. La completarea rubricilor registrului se vor avea în vedere următoarele:
Se desfăşoară într-un cadru legislativ bine definit (Codul muncii, Legea protecţiei muncii nr. 90/1996 şi Normele metodologice de aplicare a ei, Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti – 2005 – Compartimentul de protecţia muncii).
- La fiecare instanţă se organizează compartimentul de protecţia muncii sau
se desemnează o persoană responsabilă cu aceste atribuţii. Unde sunt compartimente de protecţia muncii vor fi înfiinţate serviciul de securitatea muncii şi serviciul de medicina muncii.
- Serviciul de securitate a muncii (sau persoanele desemnate) au atribuţii :
- Serviciul de medicină a muncii are atribuţii:
În afara acestor prevederi din Regulamentul de ordine interioară, conducerilor instanţelor de judecată le mai revin următoarele obligaţii:
- să asigure informarea fiecărei persoane, anterior angajării în muncă, asupra riscurilor la care acestea se expun la locul de muncă precum şi asupra măsurilor de prevenire necesare.
- să asigure obligatoriu şi gratuit, dotarea cu echipamente de protecţie a salariaţilor care desfăşoară activităţi la persoanele fizice sau juridice potrivit criteriilor stabilite în Normativul-Cadru de acordare şi utilizare
Obligaţiile şi drepturile persoanelor care lucrează în depozite de arhivă la instanţele judecătoreşti:
La depozitele de arhivă este obligatorie respectarea următoarelor măsuri minimale de protecţie a muncii: