Constituirea Arhivei Curente

 

1. Gruparea documentelor în dosare - Nomenclatorul dosarelor

 

Bibliografie:

 

1. Legea Arhivelor Naţionale - Cap. III, art. 8 (anexa nr. 1), art. 29, litera a; art. 30 lit. a (Publicat în M.O. Partea I-a, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996
2. Instrucţiuni privind activitatea de arhivă: Cap. I, art. 5, lit. a; Cap. II, art. 10-15
3. Ordinul nr. 665/C din 06.04. 1999 al Ministerului Justiţiei referitor la adoptarea Nomenclatorului Arhivistic Cadru – pentru instanţele judecătoreşti format din Partea I-a referitoare la Judecătorii, Partea a II-a privind tribunalele şi Partea a III-a cu referire la Curţile de Apel.
4. L.Mera, Îndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 22-23, 33
5. Regulament de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, Art. 38, alin.1, Art. 60, alin. 1, litera e), Art. 62, alin. 1 litera a, k, l; Art. 85

 

Legea Arhivelor Naţionale Art. 8, anexa nr. 1

 

Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice (dosare), potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii.

Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlaţi creatori, de către direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1

NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru în arhiva unei instituţii, constând dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituţiei respective (organigrama), iar în cadrul acestora pe probleme şi pe termene de păstrare.

Nomenclatorul serveşte registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conţine şi are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente la nivelul fiecărei instanţe şi a fiecărui compartiment de muncă din cadrul Departamentului economico-financiar şi administrativ.

Nomenclatorul este întocmit de fiecare instituţie şi se modifică ori de câte ori este nevoie. Anexa I

In vederea întocmirii propunerilor pentru Nomenclatorul arhivistic de către instituţii care desfăşoară aceiaşi activitate (şcoli, bănci, tribunale, parchete, judecătorii, primării comunale), pentru uniformizarea termenelor de păstrare, se va lua legătura cu forurile centrale – Ministerul Justiţiei, Ministerul Educaţiei şi Învăţământului şi cu Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale - în vederea transmiterii propunerilor de modificare a nomenclatorului. Propunerile vor cuprinde categoriile de acte nou create cu termenul de păstrare stabilit pentru fiecare document în parte de către Comisia de selecţionare din cadrul instituţiei.

Termenele de păstrare sunt stabilite pe baza importanţei practice şi ştiinţifice a documentelor, pe baza legislaţiei în vigoare începând din anul 1990 (Legea Arhivelor Naţionale ; Legea privind organizarea judiciară nr. 304/2004 ; Legea nr. 567/2004 din 09.12. 2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea ; Hotărâre nr. 387 din 22 septembrie 2005 pentru aprobarea Regulamentului de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti ; Legea contabilităţii ; Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile (Publicat în M. O. Partea I-a nr. 870 din 23.12. 2008) ; Legea contenciosului administrativ ; Codul penal, alte norme şi intrucţiuni)

Potrivit Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă, între atribuţiile importante ale responsabilului şef al activităţii pe linie de arhivă din cadrul instanţei sau a responsabilului cu munca de arhivă (după caz) este considerată acţiunea de iniţiere şi organizare a activităţii de întocmire a propunerilor pentru nomenclatorul dosarelor în cadrul instanţei respective, asigurarea legăturii cu Arhivele Naţionale în vederea verificării şi confirmării propunerilor pentru noul nomenclator şi urmărirea modului de aplicare a nomenclatorului la registratură şi la constituirea dosarelor de către instanţe şi compartimentele de muncă din Departamentul economico-financiar şi administrativ, a corespondenţei care nu are legătură cu dosarele de judecată.

Pentru îndeplinirea în bune condiţii a acestor atribuţii, responsabilul cu munca de arhivă  de la instanţe  va colabora direct cu responsabilul şef cu munca de arhivă pe instanţă (numit de către conducerea instanţei, de regulă un judecător, respectiv, şeful serviciului administrativ sau şeful contabil de la departamentul economico-financiar şi administrativ) supunând aprobării conducerii  (preşedinte, manager) circulara (vezi anexa II) prin care se dispune efectuarea de către fiecare şef de secţie sau compartiment de muncă a propunerilor în vederea întocmirii nomenclatorului pentru actele create la nivelul acestora.

Nomenclatorul de arhivă se întocmeşte pe întreaga instituţie creatoare de documente sau pe diferite compartimente ale acesteia în raport de necesităţi. În cazul Ministerului Justiţiei, Nomenclatorul Arhivistic a fost întocmit de către Ministerul Justiţiei pentru toate instanţele judecătoreşti din subordine în anul 1999.

Nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu, pe instanţe – curţi de apel, tribunale, judecătorii - toate categoriile de documente create la nivelul instanţei respective sau la departamentul economico-financiar şi administrativ, grupate pe probleme şi termene de păstrare.

În prima rubrică a nomenclatorului se trec, după caz, denumirile  instanţelor (compartimentelor), în ordinea în care figurează în schema de organizare (organigrama) a creatorului :

Direcţiile  – care se numerotează cu cifre romane I, II.

(În cazul Ministerului Justiţiei au fost notate cu cifre romane activităţile comune de la curţi, tribunale, judecătorii şi dosarele specifice instanţelor de judecată)

În rubrica a doua se trec subdiviziunile :

Serviciul (compartimentul), biroul şi se numerotează cu litere majuscule de la A – Z. (În cazul instanţelor se trec cele două părţi componente : A - Dosare administrative- B. Materiale preconstituite)

În rubrica treia se trece, în rezumat, conţinutul pe scurt al documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând de la cifra nr. 1 la fiecare compartiment (birou, secţie). La această rubrică în nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite (boniere, chitanţiere).

În Nomenclatorul arhivistic elaborat de Ministerul Justiţiei numerotarea dosarelor cu cifre arabe se face în continuare, peste cele două componente : Astfel, de la 1 la 110 la curţi de apel, de la 1 la 144 la Tribunale de la 1-147 la judecătorii.

Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului după nomenclator (I A/1 ; II B/7)

Acesta poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă (A/1 ; A/2) atunci când unitatea nu are direcţii ci numai compartimente de muncă, sau numai din cifra arabă, dacă creatorul are ca părţi componenete numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau un singur compartiment de muncă.

Nomenclatorul arhivistic pus în aplicare prin Ordinul Ministerului Justiţiei nr. 665/c din 06.04.1999 cuprinde lista sistematică a tuturor dosarelor şi registrelor pentru cele trei categorii de instanţe : Judecătorii, Tribunale şi Curţile de Apel. Documente comune judecătoriilor, tribunalelor sau curtilor de apel create de Departamentul economico-financiar şi administrativ au fost notate cu cifra romană (I) iar documente specifice instanţelor judecătoreşti  cu cifra romană (II). La rândul lor grupele de documente (notate cu cifra romană I) se subîmpart în cele două părţi componente, notate cu litere majuscule : A - pentru dosare administrative  şi B - pentru materiale preconstituite respectiv, documentele specifice activităţii judecătoreşti în dosare de judecată (A) şi materiale preconstituite (B). Indicativul dosarului după nomenclator la documentele create de tribunale poate fi : I/A/8 = (Nomenclatorul dosarelor) sau II/B/101 = (Registrul general de intrare-ieşire de dosare civile, contencios administrativ, penale, comerciale).

 

În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se face ţinându-se seama de :

- legile în vigoare (Legea privind organizarea judiciară nr. 304/2004, Regulamentului de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, Legea Arhivelor Naţionale, Legea contabilităţii nr. 82/1991, Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile (Publicat în M. O. Partea I-a nr. 870 din 23.12. 2008), Legea contenciosului administrativ, Codul penal, alte legi hotărâri şi decrete)

- importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente (soluţionarea definitivă ori irevocabilă a dosarelor,  punerea în executare a sancţiunilor şi contravenţiilor, actele financiar contabile cel puţin până la efectuarea Controlului financiar periodic, actele de personal,

- importanţa ştiinţifică documentar-istorică a informaţiilor pe care le conţin documentele administrative sau dosarele de judecată precum:  patrimoniul unităţii, mijloacele fixe, activitatea de cerceare, analizele şi dările de seamă asupra desfăşurării activităţii judecătoreşti. Aceste tipuri de documente au caracter permanent şi fac parte din Fondul Arhivistic Naţional.

În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul “Permanent” (prescurtat P), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1 an, 2 ani, 3 ani, 5 ani, 10 ani, 50 ani, 90 ani, 100 ani)

Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare temporară se menţionează “C.S.” (Comisie de selecţionare). La expirarea termenului de păstrare al acestor categorii de documente, se va anliza din nou de către comisia de selecţionare sau în colaborare cu delegatul Arhivelor Naţionale şi, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau pentru păstrare permanent.

Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceiaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare.

În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade diferite şi, respectiv, cu termene de păstrare diferite (ex. notele contabile cu termen de păstrare de 10 ani nu se vor include în acelaşi dosar cu actele anexe la nota contabilă care au 5 ani termen de păstrare) ; planurile, dările de seamă lunare, trimestriale, anuale, se constituie în dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare.

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente (în organigrama instituţiei). Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create adăugându-se celor existente, în continuarea lor, prin atribuirea indicativului format din litera majusculă care urmează şi numărul de dosare respective. În cazul compartimentelor de muncă care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se completează cu noile dosare prin atribuirea în continuare a cifrelor arabe la care s-a ajuns iniţial.

Potrivit art. 13 din Instrucţiuni, şeful fiecărui compartiment de muncă (responsabilul cu munca de arhiva pe instanţă), aşa cum am menţionat, răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului (instanţei) respective. Aceste proiecte  se centralizează de şeful desemnat de conducerea unităţii ca răspunzător de activitatea pe linei de arhivă (şef. Administrativ, contabil şef, responsabilul şef cu munca de arhivă pe instanţă) care de regulă este şi preşedintele comisiei de selecţionare pe unitate, şi se înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare.

Potrivit art. 14 din Instrucţiuni Nomenclatorul se aprobă de către conducerea instituţiei creatoare de documente (director, secretar general, preşedinte, manager) prin semnarea în stânga sus şi aplicarea ştampilei şi se confirmă, la nivel local de către direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale prin verificarea ei de către Comisia de selecţionare a Direcţiei judeţene a Arhivelor Naţionale şi confirmarea prin semnătură şi ştampilă în partea din dreapta sus a nomenclatorului de directorul acesteia. Nomenclatorul dosarelor este trimis spre confirmare pe baza unei adrese însoţitoare în care se cere Direcţiei Judeţene a Arhivelor Naţionale confirmarea nomenclatorului. Nomenclatorul Ministerului Justiţiei a fost aprobat la nivel central de directorul Arhivelor Naţionale.

După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui.

La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei (registrul general electronic, registrul de intrare-ieşire a dosarelor), la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document (coperta dosarului) în parte. La nivelul registraturii este obligatorie existenţa nomenclatorului dosarelor pe întreaga instituţie (instanţă). Un alt exemplar va fi păstrat obligatoriu de către secretarul Comisiei de selecţionare care este de fapt arhivarul sau responsabilul cu munca de arhivă.

La compartimentele de muncă şi la instanţe gruparea actelor în dosare potrivit cu nomenclatorul este obligatorie, orice nerespectare a acestei prevederi provocând dezordine în ceea ce priveşte gruparea pe probleme a actelor, respectiv regăsirea lor.

 

Potrivit art. 29 litera a din LAN constituie contravenţie la prevederile acestei legi neîntocmirea şi neaplicarea de către creatorii de arhivă, persoane juridice, a nomenclatorului arhivistic pentru documentele proprii, potrivit art. 8 aliniatul 2.

Aplicarea corectă a Nomenclatorului asigură arhivei nou create o constituire a dosarelor pe probleme şi termene de păstrare, oferă condiţii bune de selecţionare a documentelor permanente şi de eliminare a celor nefolosite

 

1)                                                                                Anexa 1 Legea 16/1996

 

                   Aprob                                               Se confirmă

SECRETAR GENERAL                            DIRECTORUL GENERAL AL

ARHIVELOR NAŢIONALE

 

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. …… din …………

 

Direcţia       Serviciile          Denumirea dosarului      Termenul                   Obs

(conţinutul pe scurt al      de păstrare

al problemelor la care

se referă

_____________________________________________________________

1. Direcţia A. Serviciul 1. _______________       Permanent

Secretariat         2. _______________       50 ani

3.                             _______________       5 ani
4. Serviciul 1. _______________       Permanent

Administrativ        2. _______________       10 ani

3. ________________      5 ani

                                               

NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru în arhiva unei instituţii, constând dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituţiei respective (organigrama), iar în cadrul acestora pe probleme şi pe termene de păstrare.

Nomenclatorul serveşte :

1) registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conţine şi are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente la nivelul fiecărei instanţe şi a fiecărui compartiment de muncă. Se completează indicativul dosarului  după nomenclator :

1. a) În registrul de general de dosare ( general electronic) în ultima rubrică
2. b) Pe coperta dosarului (în partea de jos)

 

2) la selecţionarea dosarelor

Nomenclatorul este întocmit de fiecare instituţie şi se modifică ori de câte ori este nevoie. În cazul Min. Jus. Se întocmeşte Nomenclatorul cadru pe minister

 

 

 

Anexa 1

 

                   Aprob                                               Se confirmă

SECRETAR GENERAL                            DIRECTORUL GENERAL AL

ARHIVELOR NAŢIONALE

 

 

 

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. …… din …………

 

Direcţia       Serviciile          Denumirea dosarului      Termenul                   Obs

(conţinutul pe scurt al      de păstrare

al problemelor la care

se referă

_____________________________________________________________

1. Direcţia A. Dosare 1. Regulament, ordine        Permanent

Departam.    administrative    2. Bilanţuri contabile an     50 ani

Ec-finaciar                             3. Corespondenţa adm.       5 ani

1. Materiale 1. Registru de evidenţă

preconstituite        a dosarelor personale      Permanent

2.        Registru de casă              10 ani

                                               

1. Dosare A. Dosare de 1. Dosare civile judecate

ale instanţelor  judecată              în prima instanţă              Permanent

2. Dosare privind

Reabilitarea                      10 ani CS

1. Materiale

Preconstituite   1. Registrul general

de dosare                           Permanent

2. Registru de evidenţă

A corpurilor delicte          10 ani CS

 

 

 

 

 

 

Anexa II

 

DENUMIREA INSTANŢEI                                                    Aprob

......................................

Preşedinte,

Secţia (Compartimentul)

......................................

Nr.         din ............

Dos.

 

 

CĂTRE

 

_____________________________

(Secţia, Compartimentul de muncă)

 

 

 

 

În conformitate cu prevederile art. 8 şi 29 din Legea nr. 16/1996 (Legea Arhivelor Naţionale) şi art.10-15 din Instrucţiunile privin activitatea de arhivă vă rugăm ca până la data de ............................ să faceţi propuneri pentru întocmirea noului Nomenclator arhivistic. Pentru întocmirea corespunzătoare a nomenclatorului, şi pentru efectuarea de propuneri de termene de păstrare corespunzătoare, anexat vă trimitem modelul Anexă nr. 1 din Legea Arhivelor Naţionale şi vechiul Nomenclator arhivistic, lista orientativă cu principalele categorii de documente permanente, şi extrase din Monitorul Oficial cuprinzând legislaţia din ultimii ani (Legea contabilităţii, Legea contenciosului administrativ, Legea Arhivelor Naţionale, Codul penal, Regulamentul de ordine interioară etc) cu ajutorul cărora  să stabiliţi noile termene de păstrare a documentelor.

 

Şeful secţiei (compartimentului)

 

 

 

 

 

 

 

6)                                                  Regulement art. 102

COPERTĂ DOSAR

 

ROMÂNIA

 

CURTEA DE APEL CLUJ

 

SECŢIA CIVILĂ,

DE MUNCA ŞI ASIGURĂRI SOCIALE,

PENTRU MINORI ŞI FAMILIE

 

COMPLET ………………………..

 

OBIECT …………………………….

 

PĂRŢI ……………………………

 

DATA ÎNREGISTRĂRII ………..    TERMENE

 

1. ŞI DATA HOTĂRÂRII …….. …………..

 

REDACTOR …………….                   …………..

 

INDICE STATISTIC ………….          ………….

 

DOSAR NR. …………………            ………….

 

ARHIVĂ :

Ind. dos nomenclator:  II/A/7

(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la înregistrare sau alte operaţiuni)

Termen de păstrare: P

(se trece la înregistrarea în Registru general de dosare (electronic)

Nr. Inventar:

(după inventariere)

 

4)

REGISTRUL DE INTRARE

 

_______________________________________________________

Nr.      Data înregistrării       Nr. şi data   Emitentul    Conţinutul          Compartimentul

înreg.   anul   luna   ziua       doc. intrat                           doc.            

____________________________________________________________________________

 

1                    2                              3                     4                   5                                 6

____________________________________________________________________________

 

 

 

-IEŞIRE

 

_______________________________________________________

Data exp.    Modul de rezolvare                Desti-                                  Doc.la care se conex.

an luna  zi                                                     natar                                   Indicativul dos. după

                                                                                                                             Nomenclator

_______________________________________________________

     7                         8                    9                           10

 

Regulament ord. int. instanţe art. 83/1

5)

 

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE

 

Nr. Dos	Data înregistrării	Nr. Act de sesizare şi organul care l-a trims	Numele şi pren. Părţilor	Natura cauzei				Obiectul Cauzei	Actele primate dupa formarea Dosarului   Ind. Dos.
				penala		civila
				Prima instanta	Căi de atac	Prima instanta	Cai de atac
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	12.11.	3/09	Pop						II/A/69